On-Prem-DAM oder SaaS-DAM: Was passt besser zu Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie in einem Marketing-, Kreativ- oder Vertriebsteam arbeiten, kennen Sie mit Sicherheit das allgegenwärtige Dilemma unserer Zeit. Obwohl die Details je nach Kontext variieren können, ist dieser Kampf fast universell. Wir wollen zwar nicht so weit gehen, es mit dem unangenehmen Gefühl zu vergleichen, wenn man seine AirPods verlegt oder der Computer ein Warnsignal abgibt, weil der Akku fast leer ist … aber zum Glück gibt es für alles eine Lösung. Und in diesem Fall sogar mindestens zwei!

Tatsächlich gibt es zwei Versionen von Digital Asset Management (DAM)-Systemen – und beide klingen nicht besonders sexy. Starten wir mit einem kleinen Überblick und beschreiben beide Versionen, damit Sie sich selbst eine Meinung bilden können.

On-prem DAM: Stellen Sie sich dieses DAM als firmeneigenes System vor. Ihr Unternehmen kauft das DAM von einem Drittanbieter gegen eine Pauschalgebühr. Den Rest übernehmen Ihre Mitarbeiter – von der Implementierung bis zur Fehlerbehebung müssen sie alles selbst regeln.

SaaS DAM: Wir nennen es auch gerne Cloud-DAM oder ganz einfach die Zukunft. SaaS-DAM wird von einer dritten Partei verwaltet, die eine monatliche Abo-Gebühr verlangt. Außerdem beinhaltet es hilfreiche Funktionen wie Onboarding, Schulungen, Verwaltung, Aktualisierung, Support und Skalierung nach oben oder unten.

So weit, so gut. Es klingt zumindest, als sei On-Prem-DAM billiger: Man zahlt nur einmal und verlässt sich darauf, dass die Lösung genau so funktioniert, wie man es sich vorstellt. Aber das ist leider nicht selbstverständlich und deshalb entscheiden sich die meisten Unternehmen für die neuere und modernere DAM-Variante: das SaaS-DAM.

Aber auch ein On-Prem-DAM hat Vorteile.

On-Prem-DAM eignet sich hervorragend für Unternehmen, die zu den folgenden Kategorien gehören:

• Unternehmen, die nicht standardisierte Anpassungen bei ihren Produktintegrationen benötigen
• Unternehmen, die hinsichtlich digitaler Assets an strenge rechtliche Compliance-Standards gebunden sind
• Unternehmen mit einer starken IT-Abteilung (mit qualifiziertem Personal und viel Zeit für die Verwaltung eines DAM-Systems)
• Unternehmen, die über genügend interne Ressourcen verfügen, um diese Art von System zu verwalten

Wenn Ihr Unternehmen jedes dieser Kriterien erfüllt, dann sind Sie mit einem On-Prem-DAM für die Verwaltung Ihrer digitalen Assets gut beraten. Sollten Sie sich aber mit dieser Liste eher nicht identifizieren können, dann passt ein SaaS-DAM viel besser zu Ihrem Unternehmen.

Die Vorteile von SaaS-DAM

Erstens: Es ist unkompliziert. Betrachten Sie es als Plug-and-Play: Sie erhalten die Software-Infrastruktur (und den Support) von Ihrem Anbieter und können sofort loslegen.

Zweitens: Es ist skalierbar. Bei SaaS-DAM zahlen Sie zwar monatlich, aber nur für das, was Sie nutzen. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Ihnen nahtlos (potenziell unbegrenzte) neue Ressourcen zur Verfügung gestellt.

Gute SaaS-DAMs werden für Sie verwaltet. Sie müssen also kein internes IT-Team damit beauftragen, sondern profitieren von dem zuverlässigen, regelmäßigen und vor allem auch engagierten Support Ihres Anbieters. Geben Sie die Arbeit einfach ab!

Schließlich dürfen wir nicht vergessen, dass sich in den letzten Jahrzehnten einiges verändert hat. Heutzutage wollen wir auf alles, zu jeder Zeit und von überall aus zugreifen können. Und genau darauf ist ein SaaS-DAM ausgelegt, denn es ist immer zugänglich. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, kann jeder innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens mit Ihrer Erlaubnis sicher darauf zugreifen – sogar externe Stakeholder.

Jetzt kennen Sie die Vorteile beider Systeme. Doch warum hält sich der Mythos, dass On-Prem-DAM langfristig günstiger sei?

Als Marketer wollen wir die monatlichen Ausgaben in der Regel so niedrig wie möglich halten. Und oberflächlich betrachtet erfüllt ein On-Prem-DAM genau diesen Wunsch. Aber stimmt das eigentlich?

Ganz klar: Nein, das stimmt nicht. Diese Art von System ist hauptsächlich mit versteckten Kosten verbunden. Sehen wir uns doch mal genauer an, welche das sind.

Obwohl Sie wahrscheinlich über ein eigenes IT-Team verfügen, das sich um die Lösung interner technischer Probleme kümmert, kann es leicht passieren, dass die Verwaltung Ihres DAMs schon nach kurzer Zeit die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter aufbraucht. Und was passiert dann? Mit hoher Wahrscheinlichkeit müssen Sie zusätzliches IT-Personal einstellen, um die Arbeit zu bewältigen.

Und was passiert, wenn Probleme mit Ihrem On-Prem-DAM auftauchen? Ganz einfach: Ihre Belegschaft kann erst dann weiterarbeiten, wenn das IT-Team die Störung behoben hat. Dabei entstehen enorme Kosten. Ihr SaaS-DAM-Anbieter hingegen würde einen Notfallplan umsetzen, der speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, und das Problem innerhalb eines festgelegten Zeitraums lösen.

Ganz abgesehen davon erwirbt Ihr Unternehmen mit einem On-Prem-DAM ein physisches System. Beim Kauf ist es zwar neu und wettbewerbsfähig, aber irgendwann muss es durch einen optimierten Nachfolger ersetzt werden. Das ist nicht nur mit weiteren Kosten, sondern auch mit einer Umstellungsphase verbunden, die die Arbeit der kompletten Belegschaft beeinträchtigen kann.

Warum halten wir SaaS-DAM für das System der Zukunft?

Aus einem ganz einfachen Grund: Wir haben das schon einmal erlebt. Erinnern Sie sich an die Zeit, als das Internet noch neu war? Die meisten Unternehmen haben ihre Webseiten auf eigenen Servern gehostet – ähnlich wie Sie Ihre digitalen Ressourcen über ein On-Prem-DAM verwalten würden.

Als die Webhosting-Technologie immer komplizierter wurde, stellten diese Unternehmen eine Reihe von IT-Experten ein, um sicherzustellen, dass das System betriebsbereit, sicher und auf dem neuesten Stand blieb.

Schon bald bemerkten Unternehmen, dass ein eigener Server keine optimale Lösung war. Sie wechselten zu verwalteten Webhostings, die wir heute auch als Cloud-Hosting kennen. Von diesem Zeitpunkt an zahlten sie nur noch für die Funktionen, die sie auch wirklich nutzten. Sie speicherten ihre Dateien auf dem Server eines Drittanbieters und profitierten davon, dass dieser sich um alle zukünftigen Anliegen und Bedürfnisse kümmerte. Ganz ähnlich verhält es sich bei einem SaaS-DAM.

Sie sehen jetzt bestimmt, worauf wir hinauswollen – und zwar, dass wir aus der Vergangenheit lernen können.

Diese Marken nutzen lieber SaaS-DAM als On-Prem-DAM

Viele Unternehmen profitieren bereits von SaaS-DAM-Systemen, weshalb Sie nicht lange nach Erfolgsstorys im Internet suchen müssen. Lesen Sie hier zwei interessante Fallstudien unserer Kunden:

Five Guys: SaaS-DAM sorgt für zuverlässigen Zugriff auf digitale Assets

Das schnelle Wachstum und die weltweite Expansion von Five Guys erforderten ein cloudbasiertes DAM, das ihre Assets konsolidiert, sie auf leicht durchsuchbare Weise organisiert und Mitarbeitern auf der ganzen Welt einen einfachen Zugriff auf die Asset-Kollektionen ermöglicht. So haben sie davon profitiert:

• Nahtlose System-Skalierung, um mit der Marke zu wachsen
• Globaler und ortsunabhängiger Zugang für alle Mitarbeiter
• Keine zufälligen Serverabstürze mehr, was im Sommer bei steigenden Temperaturen häufiger vorkommen kann

RAI Amsterdam: SaaS-DAM senkt die Kosten für digitale Assets

Nach der Umstellung von einem On-Prem-DAM auf das SaaS-DAM-System von Bynder konnte RAI Amsterdam folgende Veränderungen feststellen:

• Erhebliche Fortschritte in Kollaborationen und Sichtbarkeit
• Verringerter Zeitaufwand bei der Suche nach Assets
• Eliminieren unnötiger, doppelter Dateien
• Senken der Kosten für Fotografie, und zwar um beachtliche 20–30 %

Gehen Sie nur dann auf’s Ganze, wenn Sie sich ganz sicher sind

Wir fassen also noch einmal zusammen: On-Prem-DAM ist eine Lösung, die für einige Unternehmen bestimmt gut funktioniert oder sogar die bessere Wahl ist. Aber dabei handelt es sich eher um Einzelfälle.

SaaS-DAM hingegen ist unkompliziert, leicht zu implementieren, lässt sich skalieren und ist gekoppelt mit professionellem Support. Unternehmen, die auf dem neuesten Stand der Technik sein und alle damit verbundenen Vorteile nutzen wollen, sollten sich also für diese Lösung entscheiden. Mit einem SaaS-DAM werden Funktionen wie ein sicherer, ortsunabhängiger Zugriff, Vergabe von Berechtigungen und eine wettbewerbsfähige Benutzeroberfläche zur Selbstverständlichkeit.

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