Top-Tipps zum Speichern digitaler Assets mit einem DAM-System

Entdecken Sie die Vorteile, die das Speichern digitaler Assets mit Digital Asset Management mit sich bringt, einschließlich Best Practices zur Migration digitaler Assets in ein DAM-System.

Heutzutage haben sich Digital-Asset-Management-Lösungen so entwickelt, dass sie viel mehr können, als nur digitale Assets zu speichern. Neben der beschleunigten Content-Produktion und einer verbesserten Markenkonsistenz bis hin zur Integration der derzeit am meist verbreiteten Marketingtechnologien, bildet Digital Asset Management das Herzstück eines gut funktionierenden modernen digitalen Marketing-Ökosystems.

Immer mehr Unternehmen setzen auf DAM, sodass die Branche bis 2027 voraussichtlich auf 8 Milliarden US-Dollar geschätzt wird und laut MarketsandMarkets im Jahresvergleich um 13 % wächst.

Wenn Sie noch keine Digital Asset Management-Lösung implementieren müssen, sind Sie vielleicht neugierig, wie Sie nicht nur digitale Assets mit DAM speichern, sondern auch die Vorteile der sich ständig weiterentwickelnden Features und Funktionen entdecken können. Hier finden Sie die optimale Übersicht, um Ihre DAM-Reise zu starten.

Was sind digitale Assets?

Einfach ausgedrückt ist ein digitales Asset jeder Inhalt, der digital gespeichert wird. Häufig wird der Begriff jedoch von modernen Unternehmen verwendet, um digitale Dateien mit echtem Wert zu beschreiben – wie z. B. Original-Branding, Marketing oder Produktsicherheiten.

Aufgrund der Investition in diese Inhalte müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über einen höchst sicheren Speicher für digitale Assets verfügen, der ihr geistiges Eigentum schützt, während er gleichzeitig Assets organisiert und den richtigen Personen zur richtigen Zeit zugänglich machen. Wenn digitale Assets richtig gespeichert werden, können Teams maßgeschneiderte Inhalte an eine Vielzahl von Kanälen verteilen, um neue Zielgruppen zu erreichen.

Was sind einige Beispiele für digitale Assets?

Beispiele für digitale Assets sind bekannte Dateiformate wie Dokumente, Bilder und Videos, allerdings verwenden Unternehmen DAM auch zum Speichern digitaler Assets wie Brand-Design-Dateien (Logos, Symbole, Vorlagen), Markenrichtlinien-Assets, PDFs, Audioaufnahmen, vertrauliche/rechtliche Dokumente und vieles mehr.

Warum verwenden Unternehmen DAM für die Speicherung digitaler Assets?

Wertvolle Zeit und Ressourcen fließen in die Erstellung digitaler Assets, daher ist es entscheidend, dass sie sicher aufbewahrt und so organisiert sind, dass Dateien bei Bedarf schnell und einfach gefunden werden können. Wie bereits erwähnt, bieten Digital-Asset-Management-Tools viel mehr Vorteile als Ihre typische Dateispeicherlösung wie DropBox oder WeTransfer – DAM ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz über den gesamten Content-Lebenszyklus hinweg zu verwalten und zu steigern.

Hier sind einige grundlegende Vorteile der Speicherung digitaler Assets mit DAM, wie von 500 Kunden von Bynders Digital Asset Management im DAM-ROI-Bericht angegeben:

• 80 % mehr Wiederverwendung bestehender Assets

• 86 % berichteten von einer verbesserten Zusammenarbeit in ihrer Marketingorganisation

• 85 % konnten ihre Berechtigungen und Urheberrechte für digitale Assets sicherer machen

Was ist der Vorteil der Verwendung von DAM gegenüber Cloud-Speichersystemen?

Während beide für die Speicherung digitaler Assets verwendet werden, bieten DAM-Lösungen viel mehr Funktionen als nur die Speicherung digitaler Assets, die Dateifreigabe oder das File-Hosting – sie ermöglichen es Unternehmen, außergewöhnliche Content-Erlebnisse über den gesamten Content-Lebenszyklus hinweg zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.

Mit einer strategischen Digital-Asset-Management-Lösung können Unternehmen „mit weniger mehr erreichen“, indem sie über eine kollaborative, zentrale und Autonomie fördernde Quelle zum Speichern und Verwalten ihrer gesamten Digital-Asset-Bibliothek verfügen. Dies verbessert die Wiederverwendung von Assets und verringert die Wahrscheinlichkeit von Duplikaten, wobei eine maßgeschneiderte Dateitaxonomie eine intuitivere Organisation von Assets gewährleistet, die keine endlose Ordnersuche erfordert.

Aus der Branding-Perspektive helfen Digital-Asset-Management-Tools dabei, die Markenintegrität und -konsistenz aufrechtzuerhalten, indem sie als zentraler Speicherort für Brand Guidelines fungieren. So können Organisationen sicherstellen, dass Partnern, Teams und Agenturen nur die neuesten, markenkonformen Versionen aller Logos und Marketingmaterialien zur Verfügung stehen.

Die vielleicht wichtigste Funktion eines DAMs besteht darin, eine höchst sichere Speicherung digitaler Assets zu gewährleisten. Das Teilen hochrangiger vertraulicher digitaler Assets per E-Mail oder unzuverlässiger Dateiübertragungsdienste kann schwerwiegende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Durch die Speicherung digitaler Assets in einem DAM unterliegen die Verwaltung digitaler Rechte, Nutzungsberechtigungen für wichtige Assets und Dateifreigabeprotokolle in der Regel strengen Standards, welche eine höhere Sicherheit gewährleisten.Hier können Sie sich die Sicherheitszertifizierungen für Digital Asset Management von Bynder ansehen.

Was ist der Unterschied zwischen DAM und einem Dateispeicher?

Ähnlich wie ein Intranet, können Sie den Zugriff auf Ihre digitale Bibliothek mit DAM, basierend auf Benutzerrollen, einschränken oder freigeben und so Wissen und Inhalte auf breiterer Basis in Ihrem Unternehmen teilen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass DAM inhaltsorientiert ist.

DAM Systeme fungieren nicht nur als Dropbox-Alternativen; Sie sind außerdem weitaus benutzerfreundlicher, da sie im Wesentlichen eine digitale Medienbibliothek für alle Ihre digitalen Marketing- und Branding-Assets bereitstellen. Denken Sie an eine traditionelle, physische Bibliothek und die Art und Weise, wie sie organisiert ist, um ein optimales Benutzererlebnis zu bieten. Eine Bilderdatenbank ist also eher wie eine Bibliothek aufgebaut, während ein einfacher Cloud-Speicher eher einer Kramschublade in Ihrer Küche gleicht.

So speichern Sie digitale Assets mit DAM

Sobald Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verstanden und den richtigen DAM-Partner gefunden haben (möglicherweise mithilfe unserer kostenlosen DAM-RFP-Vorlage), ist es an der Zeit, das richtige System für Ihre Anforderungen zu finden. Die besten Systeme bieten Flexibilität, eine kollaborative Umgebung, ein sicheres Distributionssystem und Systemanpassungsfähigkeit für alle Beteiligten.

Es ist entscheidend, jedes Element des Digital Asset Managements richtig zu implementieren, von der Metadatenstruktur über die Benutzerakzeptanz bis hin zur Nutzung. Die folgenden Schritte sollen Ihnen dabei helfen, den Migrationsprozess auf den richtigen Weg zu bringen:

1. Wählen Sie mithilfe der Checkliste zur Bewertung digitaler Assets die richtigen digitalen Assets aus, die aus Ihrer vorhandenen Dateispeicherlösung migriert werden sollen

2. Machen Sie DAM-Metadaten und -Taxonomie zu einer Priorität

3. Setzen Sie angemessene Erwartungen an den DAM-Migrationsprozess

Schritt 1: Wählen Sie die richtigen digitalen Assets aus, um sie von Ihrer bestehenden Lösung zu migrieren

Sie sollten die richtigen digitalen Assets auswählen, um Ihre aktuelle Dateispeicherlösung zu migrieren, egal ob Box, Dropbox, physische Festplatten oder ein interner Server. Stellen Sie sicher, dass Sie die für Ihr Unternehmen kritischen Assets lokalisieren und diese zuerst in das DAM übertragen, um alle Vorgänge ohne Probleme am Laufen zu halten. Als Nächstes suchen Sie nach Assets, die Sie möglicherweise in ein paar Wochen benötigen. Diese stehen an zweiter Stelle. Übertragen Sie zuletzt alle Archivmaterialien, normalerweise inaktive Dateien und Ordner, die Sie nur für den Fall aufbewahren.

Hilfreicher Tipp: Vergessen Sie nicht die Raw-Dateien, da Sie diese benötigen, um Inhalte in Zukunft zu aktualisieren!

Schritt 2: Machen Sie DAM-Metadaten und Taxonomie zu einer Priorität
Metadaten und Taxonomie sind die Antreiber der Suchfunktion, wenn es um Digital Asset Management geht. Widmen Sie den Metadaten und der Taxonomie für DAM also ausreichend Zeit. Wenn Sie Dropbox oder Box verwendet haben, verwenden Sie wahrscheinlich eine Ordnerstruktur, um Ihre Assets zu organisieren. Betrachten Sie Ihre Ordnerstruktur und überlegen Sie, welche Teile in Ihrer Taxonomie hilfreich sein könnten, um sie wiederzuverwenden (Beispiele: Jahr, Name des Fotografen, Projekttyp, Content-Typ, Kampagnenname und mehr).

Taxonomie vs. Metadaten

Taxonomie ist die Struktur zur Organisation Ihres DAM-Systems, während Metadaten die Daten meint, die Sie zur Beschreibung Ihrer Assets verwenden.

Taxonomie- und Metadatenübungen können Ihnen helfen, einen Metadaten- und Taxonomieplan zu verstehen und zu erstellen, der das Auffinden Ihrer Assets erleichtert. Gut strukturierte Metadaten machen die DAM-Plattform flexibler und innovativer und helfen außerdem dabei, Ihre Assets besser zu klassifizieren. Das Beste an der Verwendung von Metadaten ist, dass Sie sich nicht nur auf Ordner- und Dateinamen verlassen, um Dateien in Zukunft wiederzufinden. Dropbox, Google Drive und andere Online-Filesharing-Plattformen betonen Metadaten und Taxonomie in ihrer Produktfunktionalität nicht in dem Maße wie Digital-Asset-Management-Plattformen, und das wirkt sich auf die Qualität der Suchergebnisse aus, die nur so gut sind wie die Metadaten, mit denen Assets getaggt sind.

Hier sind einige wichtige Inhalte, die Sie möglicherweise hilfreich finden, wenn es um Taxonomie vs. Metadaten für DAM geht:

• Der Leitfaden zum Aufbau einer Taxonomie für Bibliotheken digitaler Assets
• Erstellen Sie eine Taxonomie für Ihr Digital Asset Management in 5 einfachen Schritten
• Verwendung der DAM-Terminologie

Schritt 3: Legen Sie angemessene Erwartungen für den Migrationsprozess fest

Wie läuft die Migration von Cloud-Speicher online zu einer DAM-Plattform eigentlich ab?

Der von Ihnen gewählte DAM-Lösungsanbieter hat möglicherweise einen einzigartigen Ansatz für die Datenmigration. Nachdem Sie also die Assets sortiert und Ihre Metadaten identifiziert haben, sprechen Sie mit Experten über die weitere Vorbereitung und Migration Ihrer digitalen Assets. Es gibt viele Strategien und Taktiken, um dies effizient zu erledigen, aber stellen Sie sich darauf ein, dass die Migration ein großes Unterfangen ist. Aus diesem Grund widmet Bynder viel Zeit der Beratung und Erstellung eines Metadaten- und Taxonomieplans, der Ihr Team auf Erfolgskurs bringt – einschließlich fortlaufendem Support bei jedem Schritt Ihrer DAM-Reise. Mehr zu diesem Thema können Sie in unserem „Leitfaden zur Minderung von DAM-Implementierungsrisiken” lesen.

Denken Sie schließlich daran, dass Sie Ihre Marke dank DAM mit einem soliden Fundament für die Zukunft aufstellen

Der Einstieg in eine neue Marketingtechnologie kann aufregend sein, aber die Herausforderungen bei der Migration sind nicht zu unterschätzen. Es braucht Zeit, Ressourcen und Voraussicht, um sicherzustellen, dass die Migration digitaler Assets nahtlos durchgeführt wird.

Unternehmen, die die richtigen DAM-Lösungen für die Sicherheit ihrer Datenbestände und Dateifreigaben einsetzen, profitieren außerdem von optimierten Arbeitsabläufen, besserer Markenkonformität und mehr Wirkkraft ihrer Inhalte. Der DAM-Anwendungsfall von Siemens Healthineers ist ein hervorragendes Beispiel für die erfolgreiche Migration vom herkömmlichen Cloud-Speicher und der Einführung einer DAM-Plattform.

Ergebnisorientiertes Digital Asset Management

DAM ist entscheidend, wenn Ihre Ziele darin bestehen, den maximalen ROI aus den Inhalten Ihrer Marke zu erzielen (denken Sie daran, Vertriebsteams in die Lage zu versetzen, Umsatzziele zu erreichen, Inhalte auf Ihrer Website zu automatisieren, um bessere Content-Erlebnisse zu schaffen, oder die interne betriebliche Effizienz zu steigern, um Inhalte schneller auf den Markt zu bringen).

Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, eine klare, prägnante und konsistente Digital-Asset-Management-Strategie zu entwickeln, die ihnen helfen kann, ihre leistungsstarken Funktionen zu nutzen. Gerade Marken sollten ihre DAM-Strategie an ein Schlüsselergebnis oder ein gewünschtes Resultat binden.

Bevor Sie zu einem neuen DAM migrieren, ist es wichtig, einige Zeit damit zu verbringen, über die Ergebnisse nachzudenken, die Sie über die reine Migration und Einführung hinaus erreichen möchten.

Wachsen Sie aus Ihrer aktuellen Speicherlösung für digitale Assets heraus und brauchen Sie etwas Flexibles und Skalierbares?

👉Sehen Sie sich an, wie DraftKings Bynder während einer Expansion nutzen konnte, um die Markenkonsistenz zu steigern und Content-Erlebnisse zu skalieren.

Müssen Sie die interne Nutzung und Kommunikation digitaler Assets verbessern?

👉Sehen Sie sich an, wie Queensland Health dieWiederverwendung von Assets um 75 % gesteigert hat und die Verteilung von Inhalten nach COVID-19 verbessern konnte

Möchten Sie den Umsatz mit stets einsatzbereiten, immer verfügbaren Produktbildern steigern?

👉Sehen Sie sich an, wie Scotch & Soda E-Commerce mit hohem Volumen mit DAM by Bynder betreibt.

Sie möchten nachgelagerte Martech-Systeme mit dem richtigen Content zur richtigen Zeit versorgen?

👉Sehen Sie sich an, wie Riwal Bynder nutzte, um Inhalte in seine Kunden-App und die Webseite zu übertragen.

Sind Sie bereit, die Markenbekanntheit und Markenkonsistenz auf globalen Märkten zu steigern?

👉Sehen Sie sich an, wie Nordea mit Bynder die Markenbekanntheit und -konsistenz fördert.

Mit einem überzeugenden oder kritischen Ziel für Ihr Unternehmen zu beginnen, ist der Schlüssel zum Nachweis des ROI und zur optimalen Nutzung Ihrer Bynder-Plattform.

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