Sowohl bei der Arbeit als auch in der Freizeit denken viele von uns, dass wir eine unbegrenzte Kapazität für Datennutzung und -speicherung haben. Und wenn man bedenkt, wie viel Zeit wir auf Endgeräten verbringen und wie viele große Dateien wir teilen, ist es nicht schwer zu verstehen, warum. Aber wenn Sie beim Teilen von Medien auf sozialen Plattformen, in Messaging-Apps oder per E-Mail schon einmal mit der Meldung "Datei überschreitet Größenlimit" konfrontiert wurden - oder darüber informiert wurden, dass Ihr Speicher voll ist -, dann wissen Sie, wie frustrierend das sein kann.
Zum Glück gibt es einige einfache, unkomplizierte Möglichkeiten, Dateien zu teilen, ohne dass Ihr "Gesendet"-Ordner belastet wird oder Ihr Datenlimit ausgereizt wird. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für große File-Sharing-Dienste, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und produktiv zu bleiben, ohne Ihre Daten zu gefährden.
Nutzen Sie Ihre Bynder DAM-Plattform für den Austausch großer Dateien
Die Nutzung eines vertrauenswürdigen, sicheren File-Sharing-Dienstes wie der Bynder DAM-Plattform hilft Marketingfachleuten und Kreativen, Zeit zu sparen, die Kollaboration zu verbessern, schneller auf Feedback und Empfehlungen zu reagieren und Workflows zu optimieren. Bynder ist eine effektive Ergänzung für den viel beschäftigten Marketer - es ist absolut sicher, und Sie haben die Kontrolle über den gesamten Zugriff. Klingt gut? Hier sind einige weitere Vorteile der DAM-Plattform von Bynder.
- Sie müssen die Inhalte nicht herunterladen, um sie zu teilen. Fassen Sie einfach große Dateien zusammen, markieren Sie die E-Mail-Adresse, an die Sie sie senden möchten, und entscheiden Sie, ob die Inhalte heruntergeladen oder nur angesehen werden können.
- Sie können Dateien für Fotografen, Retuscheure, Partner usw. per Drag-and-Drop in einen "Warteraum" zur Freigabe ziehen und einen Administrator markieren, um den Fortschritt zu überwachen.
- Es gibt keine wirkliche Begrenzung für die Dateigröße. Die einzigen Grenzen sind technische Beschränkungen, die von Web-browsern auferlegt werden.
- Integrierte Übertragung großer Dateien (ideal für Work-in-Progress-Dateien, die nicht direkt in das DAM übernommen werden sollen).
- Sie können Verfallsdaten festlegen, Links vorzeitig ablaufen lassen und haben generell die volle Kontrolle über Ihre Dateien.
Die vollständige Definition zu Digital Asset Management finden Sie hier!
Speichern Sie Ihre Dateien in der Cloud
Ob geschäftlich oder privat, Sie werden wahrscheinlich regelmäßig große Dateien über Ihre E-Mail-Plattform austauschen. Je nach E-Mail-Anbieter haben Sie die praktische Möglichkeit, große Dateien über den Cloud-Speicher des Unternehmens zu versenden, anstatt sie auf Ihrem Gerät zu speichern.
Wenn Sie Google Mail nutzen, ist diese Funktion bereits in die Plattform integriert. Wenn Sie Ihre Datei hochladen, klicken Sie einfach auf die Google Drive-Schaltfläche, wählen Ihren Anhang aus und senden ihn wie gewohnt. Outlook-Nutzer? Auch kein Problem. Folgen Sie einfach demselben Verfahren wie bei Gmail in Ihrem Outlook und wählen Sie OneDrive aus.
Wenn Sie weder Google Mail noch Outlook verwenden, können Sie einen Dienst wie DropBox, Hightail, WeTransfer oder Box nutzen (obwohl diese eher für die private Nutzung als für die Nutzung in Unternehmen geeignet sind). Alle diese Plattformen unterstützen die gemeinsame Nutzung großer Dateien, indem sie es Ihnen ermöglichen, die Datei hochzuladen und dann einen Weblink zu erstellen, den Sie mit jeder beliebigen Person teilen können. Alle diese Plattformen sind kostengünstig und bieten eine beträchtliche Menge an Speicherplatz, aber sie sind keineswegs als Digital Asset Management-Systeme geeignet. Sie können eine Vielzahl von Dateitypen verarbeiten, bieten eine Aktivitätsprotokollierung und sind einfach zu bedienen. Einige der fortgeschrittenen Funktionen können jedoch für neue Benutzer schwierig sein.
> Wann würden Sie Cloud-Speicher für den Datei-Austausch nutzen?
Der Cloud-basierte Dateiaustausch eignet sich für Personen, die viele Dateien per E-Mail austauschen, entweder extern oder intern. Die Lösungen sind skalierbar und könnten daher sowohl für große als auch für kleine Unternehmen eine gute Option sein.
> Wann würden Sie Cloud-Speicher für den Datei-Austausch nicht nutzen?
Allerdings hat die Nutzung einfacher Cloud-Speicherplattformen für den Austausch großer Dateien auch ihre Nachteile.
- Es gibt keine Regeln oder Richtlinien dafür, wie Dateien organisiert oder verwaltet werden, was bedeutet, dass man schnell den Überblick verlieren kann.
- Verschachtelte Ordnerstrukturen machen es schwierig, sich zu merken, wo eine Datei gespeichert ist.
- Nicht jeder organisiert seine Inhalte auf dieselbe Weise. Die Organisation von Inhalten sollte sich daran orientieren, wie das Unternehmen die Inhalte klassifiziert.
- Bei Unternehmen, die Google Drive verwenden, werden beim Austritt eines Mitarbeiters auch alle digitalen Inhalte auf dem persönlichen Google Drive gelöscht. Ähnlich verhält es sich, wenn Unternehmen das Hochladen auf gemeinsam genutzte Team-Laufwerke in der Cloud erzwingen. Sie verlassen sich darauf, dass jeder Einzelne sicherstellt, dass er digitale Assets in den entsprechenden Ordner/Speicherort auf dem gemeinsamen Laufwerk verschiebt. Dies geschieht nicht immer, so dass Dateien leicht verlegt werden können.
- Die oben erwähnten kostenlosen Tools eignen sich aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und der geringen oder nicht vorhandenen Kosten hervorragend für Einzelnutzer. Der Preis dafür ist jedoch, dass man sich verpflichtet, seine Daten mit großen Unternehmen zu teilen, die nicht immer nur unser Bestes im Sinn haben.
Verwenden Sie den File-Sharing-Dienst von Slack
Slack ist ein seriöser Dienstleister, der die Freigabe von Dateien direkt oder über Google Drive, OneDrive, DropBox oder Box ermöglicht. Die maximale Größe für die Dateifreigabe beträgt 1 GB.
Slack ist sich der Notwendigkeit einer nahtlosen Zusammenarbeit bewusst und ermöglicht es Teams, Feedback und Anweisungen hinzuzufügen und anzuzeigen und zusätzliche Dokumente wie Fotos oder Videos hochzuladen. Dateien sind leicht durchsuchbar und gemeinsam nutzbar, und sowohl Dateien als auch Kommentare werden automatisch zwischen Geräten synchronisiert. Um die Effizienz weiter zu steigern und gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten, können Sie Slack innerhalb weniger Minuten in Ihren Bynder-Service integrieren.
> Wann würden Sie Slack verwenden, um große Dateien zu versenden?
Slack ist eine hervorragende Lösung für Unternehmen und Freiberufler, die schnell und einfach zusammenarbeiten müssen. Da Slack über eine Reihe verschiedener Plattformen wie DropBox und Google Drive genutzt werden kann, eignet es sich hervorragend für Marketer, die Workflows zwischen verschiedenen Agenturen oder Künstlern und internen Abteilungen und Stakeholdern verwalten müssen.
Komprimieren Sie Ihre Dateien
Die Dateikomprimierung ist von Vorteil, wenn Sie mehrere Dateien versenden müssen, da Sie mit wenigen Klicks einen ganzen Ordner komprimieren können. Die Dateikomprimierung bietet Flexibilität, da Sie selbst bestimmen können, über welchen Kanal Sie Ihre Dateien versenden. Wenn Sie es eilig haben, sollten Sie bedenken, dass eine einzelne große Datei in der Regel schneller übertragen wird als ein Ordner mit mehreren kleineren Dateien derselben Größe.
Die meisten komprimierten Dateien unterstützen eine verlustfreie Datenkomprimierung, so dass Sie keine Qualitätseinbußen hinnehmen müssen, was besonders wichtig ist, wenn Sie mit Bildmaterial der Marke arbeiten. Ihre Kunden wollen schließlich keine minderwertige Grafik sehen!
> Wann würden Sie eine Dateikomprimierung zum Versenden großer Dateien verwenden?
Die Dateikomprimierung ist ideal für den Versand großer Ordner mit mehreren kleineren Dateien an einen einzigen Empfänger, intern oder extern. Dabei ist zu beachten, dass der Empfänger wissen muss, wie er die Dateien dekomprimieren kann.
> Wann sollten Sie keine Dateikomprimierung verwenden, um große Dateien zu versenden?
Die Dateikomprimierung ist zwar eine hervorragende Lösung für den eigentlichen Versand der Dateien, bietet aber nicht den Mehrwert von DAM-Lösungen. Es gibt keine Möglichkeit zur Zusammenarbeit, zur Aktualisierung des Projektfortschritts, zur Organisation oder gemeinsamen Nutzung der Inhalte oder zur Anwendung von DRM-Regeln oder -Beschränkungen. Kurz gesagt, es ist eine einfache Lösung für Einzelanwender, aber keine praktische Lösung für vielbeschäftigte Marketingfachleute.
Nutzen Sie einen spezialisierten Dienst für den Austausch großer Dateien
Manchmal ist es am besten, sich für einen spezialisierten Dienst zu entscheiden, um die Effizienz des Unternehmens und die Qualität der Dienstleistungen zu gewährleisten. Wenn Sie große Dateien problemlos innerhalb Ihres Unternehmens oder an externe Partner versenden möchten, ist diese Option ideal. Achten Sie darauf, dass Sie einen File-Sharing-Dienst wählen, der Folgendes bietet:
- Keine Beschränkungen hinsichtlich der Dateimenge, der Dateigröße oder des Dateityps, die Sie intern oder extern weitergeben können
- Die Möglichkeit, Dateien schnell und ohne Daten- oder Qualitätsverlust zu versenden
- Nachverfolgungstools und Benachrichtigungen über die erfolgreiche Zustellung
- Absolute Dateisicherheit durch End-to-End-Verschlüsselung und Passwortschutz
- Es ist einfach zu bedienen und hat eine intuitive Benutzeroberfläche.
- Vielfältige Berechtigungs- und Nutzungseinstellungen
- 24/7 globaler Zugang
- Bietet einen guten Kundensupport
> Wann würden Sie einen spezialisierten Dateifreigabedienst für das Versenden großer Dateien nutzen?
Gute spezialisierte Dateifreigabedienste sind skalierbar, d. h. sie sollten für eine Vielzahl von Geschäftsbereichen, Produktionsabläufen und Situationen geeignet sein. Sie sollten an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter angepasst werden können.
> Wann würden Sie ein VPN verwenden, um große Dateien zu versenden?
Ein VPN-Service ist eine Option, falls Sie ein öffentliches WIFI nutzen und sich zusätzliche Sicherheit wünschen. Dabei müssen Sie allerdings das Risiko eines Qualitätsverlusts der Dateien in Betracht ziehen. VPNs sind eine praktikablere Option für einen langfristigen Dienst zur gemeinsamen Nutzung großer Dateien, der von Personen mit speziellen technischen Kenntnissen über Site-to-Site-VPNs verwaltet wird.
> Wann würden Sie ein VPN nicht verwenden, um große Dateien zu versenden?
Die Einrichtung eines VPN erfordert spezielle technische Kenntnisse und kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem bietet es nicht die zusätzlichen Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien, die DAM bietet. Es gibt also keine Möglichkeit zur Zusammenarbeit, zur Aktualisierung von Projekten und zur gemeinsamen Nutzung von Inhalten auf Marketingkanälen wie Social Media-Plattformen.
> Wann würden Sie ein USB-Flash-Laufwerk verwenden, um große Dateien zu versenden?
Heutzutage gibt es keine wirklichen Vorteile mehr, bei der Verwendung von USB-Sticks. USB-Laufwerke und tragbare Festplatten sind für ihre Fehleranfälligkeit bekannt, die mit der Zeit nur noch zunimmt. Warum sollten Sie beim Versenden oder Speichern wichtiger Unternehmensdateien das Risiko eingehen, die Informationen zu verlieren, wenn es weitaus robustere, zuverlässigere und sicherere Lösungen gibt?
Verwenden Sie einen FTP-Dienst
Das File Transfer Protocol (FTP) ist eine bewährte, altmodische Methode für den Austausch großer Dateien, intern oder extern. Es ist nicht die sicherste Methode, aber da sie speziell für den Versand großer Dateien entwickelt wurde, bietet sie eine Reihe von Funktionen, die für vielbeschäftigte Marketer interessant sein könnten. Dazu gehören die unbegrenzte Dateigröße, die Möglichkeit, Übertragungen zu planen, sie in eine Warteschlange zu stellen und mehrere Dateien gleichzeitig zu übertragen. FTP ist einfach zu benutzen, obwohl die Einrichtung einige technische Kenntnisse erfordert. Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie keine Dateien senden können, wenn Ihr Internet nicht funktioniert.
> Wann würden Sie FTP für den Versand großer Dateien verwenden?
FTP ist eine gute Option für den Versand großer Dateien mit vertrauenswürdigen Partnern. Da FTP eine Vielzahl von Dateigrößen und -typen verarbeiten kann, ist es eine gute Wahl für Unternehmen, die eine Vielzahl von Medien verarbeiten, welche nicht superschnell versendet werden müssen.
> Wann würden Sie FTP nicht für den Versand großer Dateien verwenden?
FTP hat zwar einige Vorteile für den Austausch großer Dateien, aber es gibt auch einige gravierende Einschränkungen. FTP sollte niemals für Dateien verwendet werden, die sensible Daten enthalten, da es nicht so sicher ist wie andere Plattformen für den Dateiaustausch. Es gibt zwar sicheres FTP (SFTP) und File Transfer Protocol Service (FTPS), aber auch diese können gehackt werden, wenn sie schwache Anmeldedaten haben.
FTP funktioniert nicht, wenn Sie Probleme mit der Verbindung haben. Wenn Sie also oft unter Zeitdruck arbeiten - und wer tut das nicht -, könnte FTP ernsthafte Probleme bereiten. Außerdem erfordert die Einrichtung von FTP ein gewisses Maß an technischem Know-how und braucht Zeit. Zeit und Mühe, die besser in die Einrichtung einer sicheren, kollaborativen und benutzerfreundlichen DAM-Plattform investiert werden sollte!
Wir hoffen, dass diese Tipps für die gemeinsame Nutzung großer Dateien hilfreich waren. Wenn Sie sich für den richtigen Dienst für die gemeinsame Nutzung großer Dateien für Sie und Ihr Unternehmen entscheiden, sollten Sie immer Folgendes bedenken: Ihre Sicherheitsanforderungen, die verschiedenen Dateitypen, die Sie versenden müssen, die Geschwindigkeit, mit der Sie sie versenden müssen, und die Art der Unterstützung, die Sie benötigen, wenn etwas schief geht.
Und akzeptieren Sie keine Beschränkungen hinsichtlich der Größe, Art oder Menge der zu versendenden Dateien - Sie wissen schließlich nicht, wie sich Ihre geschäftlichen Anforderungen in Zukunft ändern werden!
Die Verbesserung Ihrer Dateifreigabeprozesse bringt erhebliche Vorteile mit sich: Zeitersparnis, Optimierung der Arbeitsabläufe und Verbesserung der Zusammenarbeit, um nur einige zu nennen. Viele Unternehmen stellen fest, dass die Verwendung eines leistungsstarken Online-Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien zusammen mit ihrer bestehenden Cloud-Technologie die ideale Lösung für die gemeinsame Nutzung und Speicherung großer Dateien ist. Wenn Sie von effizienteren Arbeitsabläufen, besserer Sicherheit und problemloser Dateifreigabe und -speicherung profitieren möchten, wenden Sie sich noch heute an das Team von Bynder.
