Endlich Einblick in die Nutzung Ihrer DAM Lösung gewinnen

Weisen Sie Ihren DAM ROI nach!

Intelligente, technisch versierte Vizepräsidenten und obere Führungskräfte brauchen mehr als einen einfachen ROI Rechner, um den Return on Investment Ihres DAM nachzuweisen. Man braucht ein Verständnis dafür, wie Daten erfasst und raffinierte, prägnante Berichte im Stil einer Infografik erstellt werden, die visuell ansprechend und leicht verdaulich sind. Aber vor allem bedarf es der Fähigkeit, die richtigen Key Performance Indikatoren zu finden und zu bestimmen.

KPIs für die Nutzung & Akzeptanz Ihrer DAM Lösung

Im heutigen übersättigten Technologiemarkt kann es zu einer echten Herausforderung werden, den Wert Ihrer Investition in digitale Software nachzuweisen. Inwiefern unterscheidet sich Ihre Software von anderen Systemen, die Ihr Unternehmen verwendet? Die Fähigkeit vor der Führungsspitze und den Kapitalausschüssen begründen zu können, dass Ihre Lösung qualitativ und quantitativ berechtigt ist, ist eine existente (aber oft unausgesprochene) Anforderung an Digital Asset Manager und System Administratoren.

Primär gibt es zwei Möglichkeiten, um den Gewinn einer Investition zu ermitteln:

• Finanzielle Rendite/ Budgetrendite
• Rendite an Zeitersparnis/ Effizienzgewinn

Beide Faktoren sind wichtig. Auf Kurs und innerhalb der Budgetgrenzen zu bleiben, beweist Verantwortungsbewusstsein und Rechenschaftspflicht. Zeitersparnis und Effizienzgewinn demonstrieren, dass Sie ein Verständnis dafür haben, wie wertvoll Zeit für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind. Beide Bewertungskategorien unterstützen Sie bei der Erfassung von Daten bezüglich Ihrer Investition, welche Sie Jahr für Jahr miteinander vergleichen können. Diese Daten bezeichnet man oft als KPIs oder „Key Performance Indikatoren“. KPIs liefern Ihnen nicht nur Ausgangswerte durch historische Datenpunkte, auf die Sie sich bei der Bewertung Ihres Gesamtfortschritts beziehen können, sondern können Ihnen auch helfen, die fortlaufende Verbesserung während der Implementierung Ihrer Digital Asset Management Lösung zu dokumentieren und visualisieren.

Die richtigen Daten zur Messung Ihrer KPIs finden

In einem System, in dem jeder Klick und jede Interaktion erfasst werden, ist es wichtig den Fokus auf Key Performance Indikatoren zu richten und diese fortlaufend zu überwachen. Welches sind die wichtigsten Datenberührungspunkte und wie wirken Sie sich auf ROI, Softwarenutzung und –annahme, Marketingleistung, Brand Awareness, Vertrieb und andere Punkte aus? Wenn Sie die Werte direkt einer Unternehmensfunktion zuweisen können, ist es sinnvoll diese Daten wiederholt einzuholen.

Die Rolle der Menschen, der Prozesse und der Technologie zu verstehen ist für das Verständnis und die Überwachung der entscheidenden KPIs zwingend notwendig. Ein interessanter Messansatz wäre beispielsweise, welche Zeitspanne die Erstellung von digitalen Daten erfordert hat, bevor Ihre DAM Software eingeführt wurde. Die Effizienzsteigerung in den Arbeitsprozessen - besonders der Zeitaufwand für rein manuelle Tätigkeiten - ist ein einfacher Ansatzpunkt für Messungen. Hier ein paar weitere Anregungen, die interessant zu überwachen sein können:

• Wie viel Zeit nehmen die Freigaberunden ohne DAM über E-Mails oder andere Wege in Vergleich zu einer DAM Lösung mit offiziellen Arbeitsprozessen in Anspruch.
• Wie viel Zeit benötigt die manuelle Erstellung von verschiedenen Variationen der Stammdatei, verglichen mit dem Zeitaufwand, wenn diese Art von Aufgaben durch ein DAM System automatisiert wird.
• Die Menge an Dateien, die wöchentlich vor und nach der Einführung einer DAM Lösung freigegeben werden können.
• Die Menge an Fotodateien, die wiederverwendet werden können. (Schließen Sie die Kosten für die Erstellung Ihrer eigenen Bilder hier ein). Weil DAM Lösungen den Endverbrauchern helfen können, benötigte Dateien schneller zu finden, kann dies potenziell die Kosten für die Fotoerstellung senken.

Ein Digital Asset Management System kann Ihnen viele wichtige Arten von Daten liefern. Sie können Server- und Internetanalysen nutzen und einige DAM Lösungen bieten sogar gebrauchsfertige/eingebaute Analysen. Eine der wahrscheinlich wichtigsten Fragen, die Sie mit all diesen Daten beantworten können, ist: Wird das System genutzt? Steigt die Nutzung im Laufe der Zeit schrittweise? Sie können die KPIs ganz einfach gestalten indem Sie diese mit einem bestimmten Ziel verknüpfen. Vielleicht möchten Sie die Anzahl der Benutzer jedes Jahr um 20% steigern oder die Annahme des Systems auf über 60% der angemeldeten Benutzer bringen. Ein Grund die Zahl der Benutzer (neben allgemeinen Einblicken) in Ihrem System zu überwachen, ist, dass jeder Benutzer Geld kostet. Nehmen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Plätze in Anspruch? Wenn nicht sollten Sie sich fragen, warum ein Kapitalausschuss dieses Kontingent an Plätzen finanzieren sollte?

Wie ist Ihr analytischer Werkzeugkasten ausgestattet?

Mal ganz ehrlich: Wie oft tragen Sie all diese fantastischen Daten zusammen? Es gibt viele Möglichkeiten dies durchzuführen. Im Folgenden haben wir einige Tools zur Datengewinnung zusammengetragen, mit welchen Sie beginnen können.

Tools zur Datengewinnung

• Direkte Analysemöglichkeiten aus Ihrem gewählten DAM System
• Google Analytics. Bynder Benutzer haben die Möglichkeit die Nutzung Ihrer Brand Portal Redirect URL in der gleichen Weise zu verfolgen, wie die Nutzung einer öffentlichen Website! - https://analytics.google.com/

Weitere Tools, welche je nach genutztem System hilfreich sein können, sind

• AWStats - https://www.awstats.org/
• Open Web Analytics - https://www.openwebanalytics.com/
• W3Perl - http://www.w3perl.com/
• Clicky - https://clicky.com/
• Kissmetrics - https://neilpatel.com/
• Crazy Egg - https://www.crazyegg.com/

Werkzeuge zur Berichterstellung

Wenn Sie diese Daten einmal zusammengetragen haben, können Sie damit beginnen, diese in leicht verdauliche, häppchengroße Grafiken zu packen, welche Sie für Präsentationszwecke nutzen können. Wir sind visuell geprägte Wesen, was bedeutet, dass unser Auge bereits „isst“, bevor wir überhaupt beginnen etwas zu konsumieren. Ihr Bericht sollte daher visuell ansprechend sein und die genüsslichsten, am einfachsten verdaulichen Daten hervorheben. Verwalten Sie eine digitale Bibliothek für Rezepte? Dann überlegen Sie doch ein paar Bilder in Ihren Bericht einzufügen, um diesen für die Entscheidungsträger ansprechender zu gestalten.

Sie sollten unbedingt ein paar Visualisierungswerkzeuge zur Hand haben. Die folgenden webbasierten Plattformen sind eine Auswahl an Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihre Datensätze zu Berichten/Infografiken umzuwandeln:

• Data Hero - https://datahero.com/
• Piktochart - https://piktochart.com/
• Canva - https://www.canva.com/

Zusammenfassung

Den Return on Investment Ihres DAM nachzuweisen, ist ein kluger Schachzug für Systemadministratoren und Digital Asset Manager, die mit ihren Kapitalausschüssen und oberen Führungskräften nicht in Ungnade fallen möchten. Genauso wie DAM nie abgeschlossen sein wird, ist auch das Verfechten des Werts Ihres Systems - besonders in Hinsicht auf den bereits gesättigten Technologiemarkt - nie ganz abgeschlossen. Bestimmen Sie Ihre KPIs, tragen Sie Daten zusammen, erstellen Sie Berichte und lassen Sie die Fakten für sich sprechen. So weisen Sie den ROI Ihres DAM erfolgreich nach.