Ordnung in den Laden bringen
Eine Firma die wächst kommt schnell an ihre Grenzen, wenn es darum geht Ordnung zu halten ohne dafür professionelle, meist kostenpflichtige Software zu nutzen. Etablierte Firmen wissen das. Früher hat man Geld für unmengen an Druckpapier und Lagerräume für Akten ausgegeben. Heute wird alles digitalisiert und abgespeichert im Haus eigenen Server (On-Premise), oder in einer Cloud. Wenn es sich um Startups handelt reicht anfangs noch eine kostenlose oder zumindest sehr erschwingliche Lösung, wie Google Drive oder Dropbox, um Daten, Dokumente und Inhalte wie Bilder oder Videos zu speichern.
Früher oder später jedoch, kommen diese Tools an ihre Grenzen und Frustration tritt ein, ganz besonders dann, wenn man Zeit und Mühe in eine durchdachte Ordnerstruktur investiert hat. Aus der einst übersichtlichen online Drive wurde ein chaotischer Messihaushalt, bei dem keiner mehr weiß wo oben und unten ist. Das ist der Zeitpunkt bei dem Firmen realisieren, dass sie Ressourcen investieren müssen und sich um eine smarte Lösung .
Problem definieren
Doch wo fängt man an? Die Liste der Cloud Anbieter, die diverse Lösungen für allerlei Zwecke anbieten scheint endlos und jedes Tool verspricht etwas anderes. Nach etwas Research, wird man wahrscheinlich festgestellt haben, dass unterschiedliche Abteilungen unterschiedliche Anforderungen haben und ein Tool möglicherweise nicht ausreicht. Sales spricht von Programmen, die Account basiert sind und alle Informationen und Interaktionen mit Kunden chronologisch darstellen. Die Rechtsabteilung hätte gerne etwas mit solider Struktur, Textsuche, Ordnern und Unterordnern und Marketing spricht von A.I basierten Cloud-Solutions mit Taxonomie- Akronyme wie CMS, DMM, DAM, CRM werden durch den Raum geworfen.
DAM vs. DMS
Wenn es darum geht Inhalte zu speichern, steht man am Ende häufig vor der Entscheidung: Digital Asset Management vs. Dokumentenmanagement System oder auch DAM vs. DMS. Hierbei gilt es allerdings deren Hauptunterschiede zu verstehen.
Ein Dokumentenmanagement System ist wie der Name schon sagt, dafür ausgerichtet Dateien wie Word Dokumente, Memos, Verträge oder Tabellen zu speichern. Zu den implementierten Funktionen gehören häufig Texterkennung und die Möglichkeit diese direkt zu bearbeiten. Ein Digital Asset Management Tool hingegen, ist darauf fokussiert Medien optimal abzuspeichern. Dazu gehören Fotos, Grafiken, Videos, Logos usw.. Zu den Schlüsselfunktionen gehören unter anderem eine Vorschauansicht, simple Bildbearbeitung und eine individuell angepasste Taxonomie, welche eine Art der Sortierung bzw. Verwaltung der Dateien ist, bei der auf Basis von Schlagwörtern (Meta Info) gesucht werden kann.
Ist gibt eine Handvoll von Anbietern die Lösungen vertreiben, welche Eigenschaften von sowohl Digital Asset Management als auch Dokumentenmanagement aufweisen. Beide Systeme werden in einem weiten Spektrum von Preisklassen angeboten und Unternehmen brauchen keine fünfstelligen Summen ausgeben um Ordnung in ihren digitalen Haushalt zu bringen.
Integration
Das allerwichtigste bei beiden Lösungen ist allerdings nicht was diese können, sondern wie man diese nutzt. Wunderbare Programme die Mitarbeitern die Last von unzähligen Stunden mühsamer Arbeit abnehmen könnte, verstauben viel zu häufig oder werden nicht völlig ausgeschöpft. Nur eine smarte Software zu kaufen ist nicht die Lösung, sondern die richtige Implementierung dieser Systeme ist der Schlüssel der Unternehmen soliden Boden verschafft und weiteres Wachstum vereinfacht.
