Viele Unternehmen haben Probleme damit, den Umfang, die Geschwindigkeit und die Vielfalt ihrer digitalen Inhaltsbibliothek zu verwalten. Oft fehlt ganz einfach eine passende DAM-Lösung (Digital Asset Management). DAM ist besonders wichtig, wenn Sie Ihr Content-Chaos unter Kontrolle bringen wollen. Aber: Ihre DAM-Plattform ist nur so leistungsfähig wie Ihre DAM-Taxonomie. Deshalb bildet eine gut konzipierte DAM-Taxonomie die Grundlage für die Produktion von digitalen Inhalten. So entstehen großartige Content-Erlebnisse und jeder findet genau das, wonach er sucht – und zwar indem Begriffe verwendet werden, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Was versteht man unter einer Taxonomie für ein Digital Asset Management?
Was genau ist eigentlich eine DAM-Taxonomie? Es handelt sich um eine Organisationsstruktur, mit der Ihre digitalen Inhalte unter Berücksichtigung zahlreicher Aspekte klassifiziert werden. Jede Taxonomie ist anders. Deshalb wird Ihr Unternehmen mithilfe einer einzigartigen DAM-Instanz eine Taxonomie und ein Metadatenschema entwickeln. Mit einer Nomenklatur können Ihre Mitarbeiter wie gewohnt nach Dateien suchen. Wollen Sie mehr über Metadaten für Ihr Digital Asset Management erfahren? Zusätzliche Informationen finden Sie in unserem Glossar. Und die Unterschiede zwischen Taxonomie und Metadaten für die Verwaltung digitaler Assets finden Sie hier.
Sie wissen nicht, wie Sie mit der Taxonomie für Ihr Digital Asset Management (DAM)-Tool anfangen sollen? Das ist gar nicht so schwer. Viele Unternehmen und Einzelpersonen werden Ihnen dabei helfen, eine benutzerdefinierte Taxonomie für DAM zu erstellen – je nachdem, für welchen Softwareanbieter Sie sich entscheiden oder ob Sie einen Berater beauftragen möchten. Wenn Sie es geschafft haben, eine Liste zu erstellen, dann können Sie auch diese Herausforderung problemlos meistern. Der erste Schritt für eine bessere und optimierte Verwaltung Ihrer digitalen Inhalte ist der Aufbau einer guten DAM-Taxonomie.
Wir haben einen kurzen Leitfaden erstellt, der Ihnen fünf einfache Schritte näherbringt, mit denen Sie eine großartige DAM-Taxonomie von Grund auf erstellen können! Orientieren Sie sich an dieser Liste:
- Assets einschätzen
- Regulierte Listen von Begriffen anlegen
- Erstellen und dokumentieren
- Testen und prüfen
- Immer und immer wiederholen
Lesen Sie unbedingt weiter, um die einzelnen Schritte kennenzulernen und herauszufinden, welche Übungen Sie durchführen können, um mit dem Aufbau Ihrer Taxonomie zu beginnen!
Bewerten Sie Ihre Assets, um Ihre Taxonomie zu gestalten
Bevor Sie loslegen, müssen Sie die Größe Ihres DAM-Systems festlegen. Welche Assets gehören in Ihr DAM und welche nicht? Dafür müssen Sie die Mission und den Umfang Ihrer Bibliothek für digitale Inhalte kennen. Dann können Sie recht schnell feststellen, ob ein Asset dazugehört oder nicht, und ob es in den Metadaten und der Taxonomie berücksichtigt werden muss. Sehen Sie sich unsere 5 besten Tipps an, um Ihre digitalen Assets für den Upload vorzubereiten.
Prüfen Sie alle relevanten Ordner und Laufwerke, ganz unabhängig davon, ob es sich um lokale oder gemeinsam genutzte Netzlaufwerke oder um Cloud-Speicher handelt. Wenn Sie die gesamte Bandbreite Ihrer digitalen Bestände unter die Lupe nehmen, erhalten Sie einen Überblick über die Inhalte, die für die jeweiligen Einzelpersonen, Teams und Abteilungen von Bedeutung sind. Darauf basierend können Sie eine Liste von Dateitypen erstellen (z. B. .jpg, .png. pdf, .mov usw.).
Sie können auch auf eine Reihe von Ressourcen zurückgreifen, wie z.B. den Leitfaden zur Bewertung digitaler Assets, der sich auf die Module des International Council on Archives Topics in Digital Preservation bezieht. Er beantwortet alle relevanten Fragen, die Sie sich bei der Bewertung digitaler Dateien stellen müssen. Außerdem enthält er ein Dokument zur Nachverfolgung im Excel-Format, das Sie herunterladen können. Zusätzlich zu diesen Ressourcen gibt es eine kostenlose Umfrage zur Verwaltung digitaler Assets, die Sie von jeder Geschäftseinheit oder jedem Team ausfüllen lassen können. Sobald die Umfrageergebnisse vorliegen, können Sie mit dem Tool Enalyzer automatisch Berichte generieren lassen.
Erstellen Sie regulierte Listen von Begriffen, die in Ihrer Taxonomie verwendet werden sollen.
Eine Taxonomie zu erstellen ist leichter, als es klingt. Den Anfang können Sie machen, indem Sie einfache Listen von Optionen erstellen, die sich in Kategorien einordnen lassen. Dafür können Sie eine Tabellenkalkulation, eine weiße Tafel, Kreide oder Sprühfarbe verwenden – was auch immer für Sie sinnvoll ist und wie Sie die Dinge am liebsten dokumentieren möchten. Betrachten Sie diesen Schritt als Brainstorming-Phase bei der Einführung einer Taxonomie. Sie probieren etwas aus – und der erste Entwurf muss keineswegs perfekt sein. Beim Erstellen dieser regulierten Begriffslisten ist es wichtig, dass Sie sie sauber führen. Notieren Sie sich zum Beispiel alle möglichen Werte für einen Begriff. Für das Datenfeld „Monat“ gibt es beispielsweise nur die Optionen Januar bis Dezember.
Sie können bestehendes Suchverhalten oder vorhandene Metadatenschemata analysieren, Standards für Dateinamen und erforderliche Metadatenfelder prüfen sowie Beziehungen zwischen Feldern, Abhängigkeiten und Hierarchien ermitteln.
Taxonomie erstellen und dokumentieren
Sobald Sie Ihre regulierten Begriffslisten erstellt haben, können Sie die Metadatenfelder und alle Optionen in ein Metadatenwörterbuch übersetzen. Es listet Begriffe und Optionen mit operationellen Definitionen, Beziehungen zu anderen Begriffen, Datenfeldnamen und -typen auf. Dokumentieren Sie Ihre Taxonomie mitMicrosoft Excel,Google Sheets, einem Concept Mapping Tool wieXMind oder einem anderen Taxonomie-Dokumentationstool, um eine „endgültige“ Fassung der Taxonomie zu erstellen. Eine detaillierte Liste finden Sie in Heather Heddons Buch „The Accidental Taxonomist“ oder auf ihrerWebseite.
Überlegen Sie sich genau, welche Teile der Taxonomie durchsuchbar, administrativ, strukturell oder rein informativ sein sollen. Vergessen Sie nicht, auch eingebettete XMP-Daten zu dokumentieren, die Sie Ihrer Taxonomie hinzufügen werden (Farbraum, Creator, Rechte usw.). Eingebettete Metadaten können Ihnen helfen, bereits vorhandene Daten automatisch zu erfassen. Sie können auch ein hervorragender Bestandteil automatisierter, metadatengesteuerter Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen sein. Wenn Sie z.B. mit einem Fotostudio oder einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie vertraglich festlegen, dass die andere Partei ebenfalls eingebettete Metadaten nutzt und einen bestimmten, von Ihnen vorgegebenen Standard für Dateinamen einhält. Dann können Sie diese Metadaten beim Hochladen automatisch in Ihr DAM übernehmen, ohne dass Sie die Informationen manuell neu eingeben müssen.
Testen und Überprüfen der Taxonomie
Sie haben also Ihre DAM-Taxonomie erstellt, Standards eingeführt und die richtigen Leute konsultiert. Außerdem haben Sie die passenden Metadaten aus anderen Tools und Systemen verwendet, um die Interoperabilität Ihres Tech Stacks zu gewährleisten. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre DAM-Taxonomie zu testen.
Sie können Testpersonen hinzuziehen, um zu überprüfen, ob Ihre DAM-Taxonomie richtig konfiguriert ist. Bei diesen Tests können Sie Audit-Suchen nach bekannten Elementen und auch nach zufälligem Browsing durchführen. Wenn Sie die Benutzer darum bitten, eine bestimmte Datei zu suchen – finden sie diese Datei dann auch? Wie viele Klicks sind dafür erforderlich? Und fehlt in der Taxonomie etwas, das die Suche beschleunigen könnte? Wie effizient waren sie in der Lage, die Webseite zu durchsuchen und die entsprechenden Dateien auch rein zufällig zu finden?
Der Upload ist ein weiterer Bereich, den Sie sich genauer ansehen können. Lassen Sie die Testpersonen viele verschiedene Inhalte hochladen und markieren. Sind alle geeigneten Tags und Metadatenfelder vorhanden? Was fehlt und was trifft möglicherweise nicht auf die meisten Assets zu? Ziehen Sie in Erwägung, den Upload durch die Verwendung von Abhängigkeiten in Ihrer Taxonomiestruktur zu vereinfachen. Wenn ein Benutzer beispielsweise beim Taggen eine Option auswählt, sind die Metadatenfelder, die dabei ausgefüllt werden, von dieser Auswahl abhängig. Überprüfen Sie, ob die Taxonomie für den Zweck geeignet ist und auf ein breiteres Publikum zugeschnitten werden kann. Ziehen Sie eine Reihe von Testpersonen hinzu, um ein breites Spektrum an Feedback aus verschiedenen Teams zu erhalten. Vermeiden Sie es, bestimmte Felder zwingend vorzuschreiben, die möglicherweise nicht auf alle Arten von Assets zutreffen.
All diese Punkte können auch Teil Ihrer UAT-Strategie (User Acceptance Testing) sein. Wenn Sie eine UAT durchführen, können Sie anhand spezifischer, messbarer Kriterien objektiv feststellen, ob Ihre DAM-Taxonomie den Bedürfnissen aller Beteiligten entspricht.
Aktualisieren Sie Ihre Taxonomie nach Bedarf
Dieser Schritt ist nicht obligatorisch, wenn Sie eine Taxonomie aufbauen wollen. Aber denken Sie daran, dass sich mit dem Wachstum und den Veränderungen Ihres Unternehmens auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter ändern können, wenn es um den Abruf von Informationen geht. Das bedeutet, dass Ihre Taxonomie, so zukunftssicher Sie sie auch zu gestalten versucht haben, möglicherweise ebenfalls angepasst werden muss. Um Ihre Taxonomie auf dem neuesten Stand zu halten, können Sie unter anderem Folgendes tun:
Jährliche oder vierteljährliche Audits je nach Geschäftsbedarf
Verwendung von Suchmetriken, um die Häufigkeit der Nutzung und Popularität von Begriffen zu ermitteln
Untersuchung von fehlgeschlagenen Suchergebnissen
Dokumentieren von Updates
Anpassung der DAM-Taxonomie, wenn neue Asset-Typen aufgenommen werden
Anpassung der DAM-Taxonomie, wenn neue Benutzergruppen in das System aufgenommen werden
Mit diesen fünf einfachen Schritten können Sie Ihre eigene Taxonomie erstellen. Die Anwendung dieser Methodik kann dazu beitragen, die Akzeptanz Ihres Digital Asset Management-Systems zu erhöhen, die Nutzung bestehender DAMs zu steigern und die Auffindbarkeit digitaler Dateien in Ihrem Unternehmen auf ein völlig neues Niveau zu heben!
So funktioniert die DAM-Taxonomie in der Praxis
Möchten Sie wissen, wie eine DAM-Taxonomie aussieht? Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie mit Bynder bestimmte Teile Ihrer Taxonomie in intelligenten Filtern anzeigen können.
Sie vergleichen aktuell die Asset-Taxonomiefunktionen verschiedener DAM-Anbieter? Dann laden Sie sich weiter unten unseren Leitfaden herunter oder lesen Sie unseren Blog-Post über die Auswahl des richtigen DAM für Ihr Unternehmen durch. Bynder ist das einzige DAM, das speziell entwickelt wurde, um ihre internen Teams und Systeme zusammenzuführen, kontextbezogene Inhalte zu erstellen und in der sich ständig verändernden digitalen Landschaft erfolgreich zu sein.
