Einführung Ihres DAM und Asset Workflow

In diesem blog erfahren Sie folgendes:

1. Einführung Ihres DAM-Projekts
2. Teamrollen und Aufgaben
3. Asset Workflow

Nachdem Sie ein DAM ausgewählt haben, das die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann, ist dessen Implementierung zu planen. Dazu ist es erforderlich, alle im Unternehmen vom Wert des DAM zu überzeugen und ihnen klarzumachen, wie viel Zeit sie durch die Verwendung effektiver Workflows einsparen können.

In diesem Kapitel werfen wir einen näheren Blick auf die Planung, die erforderlich ist, um die Einführung eines DAM in Ihrer Organisation vorzubereiten, und welche Schulungen benötigt werden, um seine Akzeptanz zu fördern.

Strategische Planung für Ihr DAM-Projekt

Die Aufstellung eines Zeitrahmens für die Einführung ist der erste Schritt bei der Implementierung eines DAM. Ihr Plan wird gewöhnlich voraussichtliche Termine für vier Phasen enthalten:

• Planung: In der Planungsphase entscheiden Sie, welche Ziele Sie wann in Angriff nehmen müssen.
• Implementierung: Implementierung bedeutet, das DAM-System in Betrieb zu nehmen.
• Schulung: Dies bedeutet, Mitarbeitern beizubringen, wie sie sich in das System einloggen und es verwenden können.
• Einführung: Hier geben Sie offiziell bekannt, dass das System live und einsatzbereit ist.

Diese geplanten Phasen geben dem beteiligten internen Team die Chance, zu sehen, wie das DAM-Projekt schrittweise eingeführt wird. Die Teammitglieder können sich auch zu Zeitfragen äußern. Dies kann die Akzeptanz des Systems erleichtern. Als nächstes sollten Sie die folgenden Aktivitäten in Betracht ziehen und sehen, wie sie sich in Ihren allumfassenden Plan einfügen:

• Prioritäten setzen
• DAM Champions und Stakeholder bestimmen
• Ihre internen Kunden verstehen
• Ihr DAM an die Marke anpassen
• Ihre Metadaten optimieren
• Das Team informieren und schulen
• Impulse geben
• Erfolg und Misserfolg bewerten

In den folgenden Abschnitten untersuchen wir jeden Teil etwas ausführlicher. Seien Sie darauf vorbereitet, flexibel zu sein, besonders, wenn Sie einen agilen Ansatz für Ihr Projektmanagement wählen.

Prioritäten setzen

Zur Erstellung eines effektiven Systems müssen Sie Ihre Leitprinzipien genau kennen. In dieser Phase formulieren Sie Ihre Mission und Ihr Ziel für Ihr DAM-System. Sie müssen Ihre Ziele an die Ziele des Unternehmens anpassen, damit es lau-fend Wert aus Ihrem DAM schöpfen kann.

Stakeholder und Champions bestimmen

Als nächstes müssen Sie bestimmen, wer die Stakeholder sein werden. Diese sollten ab der Strategiephase des Programms involviert sein, damit Sie die besten gedanklichen Beiträge und ihre Zustimmung erhalten. Sie müssen auch interne Champions bestimmen, die Ihre Anstrengungen unterstützen und das Verständnis und die Nutzung des Systems fördern. Diese internen Champions können unterschiedlichen Abteilungen angehören.

Ihre internen Kunden verstehen

Damit das System auch genutzt wird, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wer Ihre internen Kunden sind. Ihre Champions werden Ihnen relevante Informationen geben, doch was ist mit Ihrem durchschnittlichen Benutzer? Verstehen Sie seine Bedürfnisse? Sie können diesen Schritt nicht auslassen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle – interne Mitarbeiter und externe Parteien - das System benutzen wollen und es auch benutzen.

Ihr DAM an die Marke anpassen

Wenn Sie Ihr DAM zuerst einführen, zögern einige Benutzer sicherlich, sich sofort darauf einzulassen und damit zu arbeiten. Wenn Sie ein an die Marke angepasstes Portal schaffen, wird sich das DAM für die Benutzer vertraut anfühlen. Sie werden die Markenelemente, Schriftarten und Farben erken-nen und weniger Angst davor haben, es auszuprobieren.Es sollte klar erkennbar sein, dass das DAM-System Ihres ist – so wie man das Coca-Cola-Logo oder das Nike-Logo sofort erkennt. Die Benutzer von Apps und Websites erwarten den Wow-Faktor. Denken Sie daran, wenn Sie das Erscheinungsbild bestimmen. Das Design ist ein wichtiger Teil der Benutzererfahrung. Geben Sie Ihren Benutzern die Chance, sich „mit den Augen zu sättigen”, bevor sie Assets benutzen oder hochladen.

Das Portal kann genau wie Ihre Website aussehen. Dadurch wird die Akzeptanz erhöht. Viele Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und geben ihrem Portal einen ganz eigenen Namen.

Ihre Metadaten optimieren

Der Schlüssel zu einem guten DAM ist die Entwicklung nützlicher Metadaten. Widmen Sie ihnen besondere Aufmerksamkeit und seien Sie bei der Verschlagwortung konsistent. Weitere Informationen zu Metadaten finden Sie in Kapitel 2.

Schulung

Sie müssen effektive Schulungsmaßnahmen anbieten, um Ihren Mitarbeitern bei der Benutzung des Systems zu helfen. Es ist wichtig, zu planen, wie Sie Ihre Benutzer vor der Einführung des DAM schulen können. Weitere Informationen zum Thema Mitarbeiterschulung finden Sie im Abschnitt „Ihr Team ausbilden” später in diesem Kapitel.

Impulse geben

Wenn es Ihnen gelingt, einen anfänglichen Erfolg mit Ihrem DAM zu demonstrieren, können Sie Impulse geben und Benutzer dazu anregen, sich mit dem System zu befassen. Finden Sie heraus, welche Merkmale besonders gut funktionieren, und präsentieren Sie diese Ihren Mitarbeitern. Erfolg baut auf sich selbst auf.

Erfolg und Misserfolg bewerten

Nach der Einführung des Systems beginnt Ihre Arbeit erst richtig. Sie müssen herausfinden, was funktioniert und was verbessert werden muss. Wenn Ihr DAM über integrierte Analysefunktionen verfügt, können Sie sehen, wie Benutzer das System verwenden. Sie können sogar Key Performance Indicators (KPIs) aufstellen, die Ihnen dabei helfen, die Beschäftigung mit und die Benutzung des Systems direkt einzuschätzen. In Kapitel 6 werden KPIs ausführlicher besprochen.

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Analysen. Führen Sie Umfragen in Teams durch und befragen Sie Mitarbeiter, um Feedback zu erhalten.