Die kurze Anleitung zu einer Digital Asset Management Ausschreibung

Wenn Sie diesen Artikel lesen, denken Sie wahrscheinlich über den Kauf eines Digital Asset Management (DAM) -Systems nach. Der nächste Schritt auf Ihrem Weg zur Suche nach dem idealen DAM-Partner besteht darin, eine Angebotsanfrage (RFP) oder eine Informationsanfrage (RFI) zu erstellen. Dieser praktische Leitfaden hilft Ihnen von der Formulierung des Leistungsumfangs bis hin zum Stellen der richtigen Fragen du tust.

Die Wahl der richtigen Software ist in einer Konjunkturflaute besonders wichtig. Im Jahr 2023 konzentrieren sich Unternehmen zunehmend darauf, ihre Rentabilität zu steigern, Kosten zu senken und die Inflation zu bekämpfen. Aus diesem Grund investieren viele Unternehmen in Digital Asset Management als Kerntechnologie im Herzen ihres digitalen Ökosystems . Mit einer hocheffizienten und zentralisierten Plattform gewinnen Unternehmen eine größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit und können so besser auf die sich schnell entwickelnde Technologielandschaft reagieren. Indem Unternehmen jetzt in strategisches DAM investieren , können sie ihre Abläufe zukunftssicher machen und sich für langfristiges Wachstum positionieren.

Es ist wichtig, Investitionen auf der Grundlage ihres potenziellen Return on Investment (ROI) und ihrer langfristigen Auswirkungen auf das Unternehmen zu priorisieren . Durch eine sorgfältige Abwägung der Kosten und Vorteile neuer Technologieinvestitionen können Unternehmen kluge Entscheidungen treffen, die ihnen helfen, eine Konjunkturflaute zu überstehen und gestärkt daraus hervorzugehen.

So wählen Sie das beste DAM für Ihr Unternehmen aus

Die Auswahl der besten DAM-Lösung für Ihr Unternehmen erfordert eine sorgfältige Prüfung Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen. Um Ihnen dies zu erleichtern, haben wir eine praktische Checkliste für die DAM-Anforderungen zusammengestellt , die Sie beim Vergleich verschiedener Anbieter verwenden können.

Hier sind einige Tipps für den Einstieg:

• Ermitteln Sie zunächst die Arten digitaler Assets, die Sie verwalten müssen, das Volumen Ihrer Assets und die Workflows für das Digital Asset Management, die Sie unterstützen müssen.
• Suchen Sie nach einem DAM-System, das robuste Such- und Metadatenverwaltungsfunktionen bietet, um das Auffinden und Organisieren Ihrer Assets zu vereinfachen.
• Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems, die Sicherheit und die Einhaltung aller in Ihrer Branche erforderlichen Zertifizierungen, um Ihr Unternehmen sicher zu führen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie sich für ein strategisches DAM-System mit robusten Integrationsmöglichkeiten entscheiden , das sich nahtlos mit anderen Tools und Systemen verbinden lässt, die Sie regelmäßig nutzen, und als Ihre Quelle der Wahrheit für alle Inhalte fungiert.
• Bewerten Sie die Kosten und Supportoptionen, um sicherzustellen, dass Ihre DAM-Lösung erschwinglich und im Laufe der Zeit einfach zu warten ist.

Möchten Sie weitere Informationen zur Auswahl des richtigen Produkts? Schauen Sie sich unseren Blog zum Vergleich von DAM-Software an .

Die Vorteile einer ordnungsgemäßen Planung einer DAM-RFP

Bei der Beschaffung einer Digital-Asset-Management-Lösung ist es gängige Praxis, eine Angebotsanfrage (RFP) an DAM-Anbieter zu senden, in der Sie Ihre Schwachstellen detailliert beschreiben und im Gegenzug ein Verständnis dafür gewinnen, wie ein Digital-Asset-Management-System diese Schwachstellen lösen kann.

Das Ausfüllen technischer Anforderungen ist kein Kinderspiel; Wir haben es verstanden, aber dies könnte Ihr Projekt zum Scheitern bringen, und in wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es umso wichtiger, es richtig zu machen. Hier sind nur einige der Vorteile, die die Bereitstellung eines erstklassigen RFP mit sich bringt.

• Es ermöglicht Ihnen, Ihre Anforderungen und Erwartungen an das System klar zu definieren und sicherzustellen, dass Sie eine Lösung auswählen, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
• Es erhöht den ROI und schafft effizientere Arbeitsabläufe.
• Dadurch können Sie verschiedene Anbieter und ihre Lösungen objektiver vergleichen und so sicherstellen, dass Sie jetzt und in Zukunft die beste Option für Ihr Unternehmen auswählen.
• Es hilft, einen klaren Zeitplan und ein klares Budget für das Projekt festzulegen, sodass Sie die Erwartungen steuern und unerwartete Kosten oder Verzögerungen vermeiden können.
• Es trägt dazu bei, eine reibungslose Implementierung und den langfristigen Erfolg der Lösung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Wie Sie sehen, gibt es sehr gute Gründe für die Erstellung einer DAM-RFP, die gut durchdacht ist und die besten Interessen Ihres Unternehmens und Ihrer Benutzer berücksichtigt. Schauen wir uns nun an, wie Sie die Ausschreibung erstellen und einreichen und den Anbieterauswahlprozess verwalten.

In 4 Schritten zum perfekten DAM RFP

1. Schreiben Sie eine klare Einleitung

Als Erstes stellen Sie Ihr Unternehmen und die Gründe vor, warum Sie eine Digital Asset Management Lösung benötigen. Dies sollte eine Erläuterung dessen beinhalten, was Sie vom DAM in Ihrem Unternehmen erwarten und welche Schwachstellen Sie bei deren Lösung benötigen.

—Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, was ein DAM für Sie tun kann oder wie es ähnlichen Unternehmen in Ihrer Branche bei der Lösung ähnlicher Probleme geholfen hat, schauen Sie sich unsere Kundenseite an, um Anwendungsfälle und Inspiration zu erhalten.—

Je detaillierter Sie die Herausforderungen Ihres Unternehmens angeben, desto einfacher kann ein DAM-Anbieter genau verstehen, wie er Ihnen helfen kann.

In Ihrer Einleitung sollten Sie auch den rechtlichen Hintergrund des RFP/RFI erläutern. Dazu sollten eine Vertraulichkeitserklärung und eine Haftungsausschlusserklärung gehören. Wenn Sie Hilfe bei der Klärung rechtlicher Fragen benötigen, laden Sie unsere DAM RFP template herunter .

2. Skizzieren Sie den Umfang des Projekts

Hier bauen Sie auf Ihrer Einführung auf und gehen auf das Wesentliche ein, was Sie erreichen möchten. Sie müssen das Projekt im Detail genau beschreiben. Es ist wichtig, dies im Mittelpunkt Ihrer Ausschreibung zu behalten, da Sie so konzentriert bleiben und sicherstellen können, dass das Digital-Asset-Management-System Ihren Anforderungen entspricht und den besten ROI liefert.

Sie sollten über alles sprechen, was mit dem Endergebnis zusammenhängt, einschließlich der Projektergebnisse, der erwarteten Implementierungszeit und der erforderlichen Integrationen. Es ist auch wichtig, in diesem Abschnitt mehrere wichtige Leistungsindikatoren detailliert darzustellen, anhand derer der Erfolg des Projekts beurteilt wird.

3. Stellen Sie Fragen

In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, was ein DAM-Anbieter anbietet und ob es Ihren Anforderungen entspricht. Der Schlüssel hier ist, so spezifisch wie möglich zu sein. Stellen Sie gerne so viele Fragen, wie Sie möchten. Nachfolgend finden Sie acht Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

• Ein Überblick über das DAM-System und seine wichtigsten Funktionen.
• Bei Interesse sollten Sie sich nach den Workflow- und kreativen Projektmanagementfunktionen des Systems erkundigen.
• Es ist wichtig, nach der Entwicklungs-Roadmap des DAM-Anbieters zu fragen. Dazu gehört auch die Frage nach den voraussichtlichen Zeitplänen für die Entwicklung. Mit einer Vorstellung davon, wohin sich das DAM-Produkt in Zukunft entwickelt, können Sie genau verstehen, wie der Anbieter das Produkt verbessern möchte und ob diese Verbesserungen Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entsprechen.
• Details zu ihrem Code-Bereitstellungsprozess.
• Warum sich die DAM-Lösung eines Anbieters von der seiner Mitbewerber unterscheidet. Mit anderen Worten: Warum sollten Sie sich für sie entscheiden?
• Wie das System die Organisation und Klassifizierung digitaler Assets erleichtert. Je einfacher es ist, einen Vermögenswert zu finden, desto vorteilhafter ist ein System für Ihr Unternehmen.
• Einzelheiten zu den Preisen, einschließlich einmaliger Kosten, wiederkehrender monatlicher Gebühren und etwaiger Preisinformationen zu Benutzerlizenzen.
• Wie sich das DAM-System in die Systeme integrieren lässt, die Sie derzeit verwenden, um ein vernetztes Ökosystem aufzubauen.

4. Geben Sie Ihre Präferenzen für den RFP/RFI-Prozess detailliert an

Hier können Sie erläutern, wie die Ausschreibung eingereicht werden soll und wie der weitere Auswahlprozess ablaufen soll. Geben Sie unbedingt genau an, wie Ihnen die Ausschreibung präsentiert werden soll und wann die Ausschreibung beim Anbieter fällig ist. Sie sollten sogar das genaue Dateiformat angeben, in dem Sie es erhalten möchten.

Sobald Sie die Informationen vom Anbieter erhalten haben, ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse zu vergleichen, um die beste Lösung für Ihre individuellen Unternehmensziele zu ermitteln. Anschließend werden Sie wahrscheinlich wichtige Interessenvertreter einbeziehen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen in den Bewertungsprozess einbezogen werden. Als nächstes ist es an der Zeit, eine Demo zu buchen und das Produkt in Aktion zu sehen.

Laden Sie unsere kostenlose DAM-RFP-Vorlage herunter , um eine umfassendere Anleitung zum Erstellen einer Digital Asset Management-RFP zu erhalten. Möchten Sie mehr über Bynders DAM erfahren? Sprechen Sie noch heute persönlich mit einem unserer Experten, um eine kostenlose Demo zu buchen👇.