Unser Guide: So erstellen Sie eine Taxonomie für Ihre Asset-Bibliothek

Der Aufbau einer benutzerdefinierten Dateitaxonomie für Ihre digitale Asset-Bibliothek ist ein wichtiger Schritt bei der Implementierung und Einführung einer Digital Asset Management (DAM)-Lösung für Ihr Team.

Mit der richtigen Herangehensweise können Sie digitale Assets in Zukunft ganz leicht organisieren und wiederfinden. Doch wo fängt man an? Und wie stellt man sicher, dass das Team auch wirklich von der neuen Taxonomie profitiert? In diesem Blogpost befassen wir uns mit einigen Best Practices für DAM-Taxonomien. Aber starten wir zuerst einmal mit den Grundlagen.

Was ist eine Digital Asset Management-Taxonomie?

Sie können sich eine DAM-Taxonomie als eine Art übersichtliches und gut organisiertes System für alle digitalen Assets vorstellen. Jedes Asset befindet sich an einem festgelegten Ort, damit Sie es später leicht wiederfinden können.

Zudem können Sie allen digitalen Inhalten ein Label oder eine Kategorie zuweisen. Deshalb richten Sie als Erstes eine Taxonomie ein, sobald Sie sich für ein DAM-System entschieden haben. Anschließend können Sie Ihre Fotos, Videos, Produktbilder, Dokumente oder andere Dateien in nur wenigen Sekunden wiederfinden.

Eine Taxonomie besteht zum Beispiel aus bestimmten Wörtern oder Sätzen, die Ihre digitalen Inhalte am besten beschreiben. Ihr Team kann diese vorgegebenen Wortkombinationen nutzen, um weitere Inhalte zu benennen, zu sortieren und aufzufinden. So bleiben alle Beteiligten auf dem neuesten Stand und können Dateien sicher, markenkonform und unkompliziert über Ihr DAM austauschen.

Auch Metadaten sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer DAM-Taxonomie. Sie enthalten zusätzliche Informationen zu Ihren Assets, z. B. Beschreibungen, Daten, Verwendungszweck und vieles mehr. Metadaten sind wie hilfreiche Notizen, die Sie Ihren digitalen Inhalten beifügen, damit Sie wichtige Informationen nicht vergessen. 

Warum ist eine DAM-Taxonomie so wichtig?

Wie bereits erwähnt, hilft eine Taxonomie beim Organisieren von digitalen Dateien, damit alle Beteiligten sie schnell finden und nutzen können. Stellen Sie sich dazu mehrere Boxen mit Labels vor, in denen sich die wichtigsten Dinge befinden und stets griffbereit sind.

Jeder macht es anders: Manche benutzen Kategorien, um ihre Fotos in verschiedenen Ordnern zu speichern. Andere beschreiben oder kennzeichnen Assets mithilfe von Metadaten. Beides gleichzeitig geht übrigens auch!

Als Marketer kommt Ihnen dieses Szenario bestimmt bekannt vor: Sie suchen ein bestimmtes Asset für Ihre nächste Kampagne, wissen aber nicht genau, welches das Richtige dafür ist. Mit einer guten Taxonomie können Sie Assets finden, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie überhaupt existieren! 

Jedes Unternehmen organisiert seine Dateien auf eine andere Art und Weise. Am wichtigsten ist, dass Ihre Taxonomie allen Beteiligten dabei hilft, Assets jederzeit und in wenigen Sekunden auf Ihrem DAM zu finden. Dabei gibt es einige Tipps und Tricks, die Ihnen diesen Prozess erleichtern können.

Welche Punkte müssen Sie beim Aufbau einer Taxonomie beachten?

1 – Verstehen Sie Ihre Nutzer: Es ist wichtig, dass Sie sich mit den Personen unterhalten, die am meisten auf Ihre Taxonomie angewiesen sind. Finden Sie heraus, wie leicht oder schwierig es ist, Assets zu finden, welche Probleme sich dabei ergeben und was Sie ändern könnten, um Ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.

2 – Überprüfen Sie Ihre Assets: Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme aller Assets und stimmen Sie sie auf Ihre Ziele ab, die Sie über kurz oder lang mithilfe Ihres DAMs erreichen wollen. Sobald Sie Ihre Assets überprüft und herausgefunden haben, wie Ihre Mitarbeiter sie nutzen, können Sie über eine optimale Taxonomie nachdenken.

3 – Erstellen Sie eine Liste mit festgelegten Begriffen: In dieser Phase können Sie mit Ihren Teams brainstormen und einfache Listen mit Optionen erstellen, die in verschiedene Kategorien passen.

4 – Setzen Sie die Taxonomie auf: Sobald Sie Ihre Kategorien kennen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie sie organisieren wollen. Welche Gruppen befinden sich ganz oben auf der Prioritätenliste? Und welche können Sie den wichtigsten Gruppen unterordnen?

Welche Fragen sind beim Erstellen einer Content-Taxonomie besonders wichtig?

Es gibt einige Fragen, die Sie sich stellen können, um aktuelle Herausforderungen, Möglichkeiten und Arbeitsweisen zu verbessern. Hier eine kleine Auswahl: 

1. Wie sucht Ihr Team aktuell nach Dateien? (Beispiel: Klicken Sie sich durch verschiedene Ordner auf einem gemeinsamen Laufwerk? Oder bitten Sie einen bestimmten Kollegen darum, digitale Assets per E-Mail zuzuschicken?)
2. Welche Schwierigkeiten haben Ihre Mitarbeiter, wenn sie aktuell in Ihrem System nach Dateien suchen? 
3. Nach welchen übergeordneten Kategorien von Informationen suchen oder filtern Sie besonders häufig? (z. B. Abteilung, Produkt, Projekt, Region, Saison)
4. Nutzt Ihr Unternehmen eine Dateinamenskonvention? Wenn ja, welche Vorgaben gibt es momentan? Was funktioniert, was nicht?
5. Welche Arten von digitalen Assets wollen Sie im DAM speichern? Hauptsächlich Bilder? Videos? Designmaterialien?
   1. Beschreiben Sie den Inhalt dieser Assets, wenn nötig (z. B. enthält Produktfotos, Brand Guidelines für das Marketing-Team, zu bearbeitende Dateien oder finale Assets).
   2. Beschreiben Sie den Zweck der Assets, wenn nötig (z. B. für Social Media, für die Partnerbefähigung, in einer Marketingkampagne, nur für den internen Gebrauch). 

Wie können Sie Ihre Taxonomie optimal konfigurieren? 

Sobald Sie bereit dafür sind, mit dem Aufbau Ihrer Taxonomie zu beginnen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

1. Führen Sie die übergeordneten Kategorien (Felder) auf, die Sie in den Antworten auf die Fragen 3 und 5 aufgeführt haben. Ergänzen Sie diese Liste gegebenenfalls um die Kategorien, die aufgrund der Dateinamenskonvention Ihrer Organisation erforderlich sind.
2. Organisieren Sie diese Felder in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets oder einem Mapping-Tool wie XMind.
3. Verwenden Sie die Datenstruktur, die Sie in Schritt 2 erstellt haben, um Ihr DAM-System zu konfigurieren und Ihre Assets während des Imports zu kennzeichnen.

DAM-Erfolgsgeschichte: So konnte Siemens Healthineers mit Bynder mehr als 4 Millionen Euro einsparen und seine Effizienz steigern

Wollen Sie sich erst einmal inspirieren lassen, bevor Sie mit dem Aufbau Ihrer eigenen Taxonomie beginnen? Der weltweit führende Medizintechnikspezialist Siemens Healthineers hat für seine Bynder DAM-Lösung eine maßgeschneiderte Taxonomie erstellt, die der „individuellen Sprache“ des Unternehmens entspricht.

Mitarbeiter benötigen jetzt im Durchschnitt weniger als halb so lange, um Dateien zu finden, und können Inhalte 70 % schneller freigeben als zuvor. Der wohl größte Vorteil für die mehr als 13.000 Stakeholder von Siemens Healthineers (Tendenz steigend!) ist aber, dass nun eine zuverlässige Single Source of Truth für alle Kommunikations- und Marketinginhalte zur Verfügung steht.

Wollen Sie noch weitere Best Practices für Taxonomien kennenlernen?

Vertiefen Sie Ihr Wissen zu diesem Thema mit unserem Best Practices Guide für Taxonomien und Metadaten.

Oder möchten Sie sich lieber visuell inspirieren lassen? Dann besuchen Sie doch mal unser offenes DAM-Fruit-Portal auf Bynder und finden heraus, wie eine fertige Dateitaxonomie aussieht.