In diesem blog erfahren Sie:
- DAM-Begriffe verstehen
- Taxonomie und Metadaten
- Auffinden von Assets mithilfe einer Taxonomie
- Künstliche Intelligenz
Haben Sie jemals erfolglos nach einem Bild oder einer Datei auf Ihrem Computer, in Ihrer E-Mail, Dropbox oder Google Drive gesucht? Das ist Ihnen bestimmt schon mehrmals passiert. Denn dieses Problem ist nicht ungewöhnlich. Sie wissen, dass das Gesuchte da ist - irgendwo. Sie können sich nur nicht erinnern, wie sie die Datei genannt haben oder in welchem Ordner Sie diese abgelegt haben. Vielleicht wird sie auch von jemand anderem aufbewahrt und die betreffende Person ist gerade im Urlaub oder außer Haus. In dieser Situation sind Sie unproduktiv, weil Sie weiter nach der Datei suchen oder eine neue Datei erstellen müssen.
Ihre Fähigkeit, digitale Inhalte zu finden, ist nur so gut wie das System, das Sie entwickeln, um auf diese zuzugreifen. Wenn Sie sich vorstellen, wie häufig dieses Problem unternehmens-weit auftritt, können Sie verstehen, warum Systeme notwendig sind, die die auf den Computern Ihres Unternehmens gespeicherten Inhalte schnell finden können.
In diesem Kapitel betrachten wir Digital Asset Management (DAM) Systeme, die Ihnen dabei helfen, das Gesuchte zu finden, und erklären die technischen Begriffe, die mit ihrer Ent-wicklung in Zusammenhang stehen.
Vereinfachung der DAM-Sprache
Wahrscheinlich sind Sie nicht mit allen Begriffen vertraut, die in Verbindung mit der Verwaltung von digitalen Inhalten und DAM verwendet werden. Wie bei jedem anderen neuen Fachgebiet gibt es ein paar neue Wörter, die Sie kennen sollten. .
Die gute Nachricht ist, dass diesen Begriffen einfach erkennbare Konzepte zugrunde liegen, die es erleichtern, sich den Jargon anzueignen. Hier erklären wir, was wir meinen, wenn wir etwas als digitales Asset bezeichnen.
Übersicht über DAM-Begriffe
Digitale Assets sind Dateien, die einen gewissen Wert für ein Unternehmen oder für Einzelpersonen haben. Dabei kann es sich um Bilder, Videos, Grafiken, Markenlogos, Präsentati-onen oder Ähnliches handeln. Um Benutzern des DAM den Zugriff auf diese Assets zu ermöglichen, müssen sie gut organisiert und mit Metadaten verschlagwortet werden – und sie müssen leicht auffindbar sein. In einem sogenannten „Always-on-Environment“ kann kein Unternehmen erfolgreich sein, wenn es bestimmte digitale Medien nicht schnell und effizient auffinden kann.
DAM ermöglicht Ihnen, Inhalte zu erstellen, zu finden und zu verwenden, wann immer Sie diese brauchen.
DAM-Struktur
Um die DAM-Terminologie richtig zu verstehen, müssen Sie die folgenden beiden Begriffe kennen, die unabdingbar für die Strukturierung Ihrer digitalen Assets sind:
- Taxonomie: Eine Taxonomie ist ein Klassifizierungs-schema, das Ihnen dabei hilft, Ihre Rich Media Assets in Kategorien zu organisieren. Im Wesentlichen macht eine Taxonomie die Suche durch das Erstellen einer Struktur einfacher. Eine nützliche Taxonomie verwendet eine kontrollierte, konsistente Sprache, die ein klares Verständnis der Beziehung zwischen einzelnen Attributen vermittelt. Ihre Taxonomie ist das Rückgrat Ihres gesamten DAM-Systems. Bei der Einrichtung Ihres Systems müssen Sie aus diesem Grund der Taxonomie besonders viel Auf-merksamkeit widmen.
- Metadaten: Metadaten sind ein weiterer technischer Begriff, der verwirren kann. Er bezieht sich auf Daten über Ihre Daten. Aber auch dieses Konzept ist im Grunde sehr einfach. Metadaten helfen Ihnen dabei, ein Asset zu beschreiben.
Eine Taxonomie erstellen
Zum Erstellen einer effektiven Taxonomie müssen Sie und Ihre Stakeholder sich die folgenden Fragen stellen, um sich auf ein Gespräch über die Struktur Ihres DAM vorzubereiten. Idealerweise hat das Gespräch über die Taxonomie bereits während der Vorbereitungsphase begonnen, in der Sie Ihre gegenwärtigen Geschäftsmethoden und Schmerzpunkte bewerten, die Sie mit einer DAM-Lösung angehen wollen.
- Wie umfangreich soll Ihr DAM-System sein? Überlegen Sie, welche Anforderungen Sie gegenwärtig haben und was Sie in Zukunft benötigen. Plant Ihr Unternehmen, sich zu erweitern oder mehr Assets zu erhalten? Fragen Sie sich, ob Sie den gesamten Umfang der digitalen Assets kennen, die in Ihrem Unternehmen verfügbar sind. Wer besitzt sie? Wofür werden sie verwendet - und wann?
- Welche Arten von digitalen Assets verwendet Ihr Unternehmen? Nehmen Sie eine Auswahl unterschiedlicher Arten von Assets, die Sie in Ihrem DAM-System speichern möchten, und versuchen Sie, sie zu beschreiben. Diese Übung kann Ihnen dabei helfen, über beschreibende Schlagwörter und Kategorien nachzudenken, die in Ihrer Taxonomie sinnvoll sind.
- Wie finden die einzelnen Abteilungen in Ihrem Unternehmen gegenwärtig Ihre Medienbestände? Diese Frage ist entscheidend: Wenn Sie ein erfolgreiches System entwickeln wollen, müssen Sie wissen, was jetzt funktioniert und was verbessert werden muss. Fragen Sie immer wieder andere Personen, wo die aktuellste Design-Datei ist?
- Wie möchten Sie diese Assets finden? Diese Frage sollte Sie anregen, darüber nachzudenken, wie Ihr ideales System aussehen soll und was Sie erreichen wollen.
- Haben Sie schon Richtlinien zur Benennung von Dateien erstellt? Richtlinien zur Benennung können einen zusätzlichen Kontext für Ihre digitalen Assets zur Verfügung stellen, d.h. wer sie erstellt hat oder auf welche Kategorien oder Produkte sie sich beziehen. Wenn Sie bereits Vorgaben entwickelt haben, enthalten diese Informationen, die Sie in Ihren Metadaten verwenden könnten? Der Dateiname 2018-spring-bynder-001.jpg kann Ihnen zum Beispiel bereits sagen, dass einige Metadatenfelder wie das Jahr, die Jahreszeit, das Unternehmen, die Aufnahmenummer und der Dateityp nützlich sind.
