12 Tipps für eine erfolgreiche DAM Implementierung

Digital Asset Management (DAM) trägt zur Effizienz Ihrer Marketingaktivitäten bei, ist allerdings mit einem gewissen Aufwand an Zeit und Mühe verbunden. Man kann dies zum Beispiel gut mit der Anschaffung einer neuen Kamera vergleichen, wobei der Käufer wenig Erfahrung im Umgang mit Fotografie hat. Eine neue Kamera hat durchaus das Potenzial, schöne Bilder zu machen - dies bedeutet allerdings noch lange nicht, dass man dies als Laie verwirklichen kann.

Eine erfolgreiche DAM Implementierung – wie ausgezeichnetes Fotografieren auch – erfordert etwas Übung, Geschick und vor allem Zeit.

In diesem Kapitel werden wir Ihnen näher erläutern, wie Sie in drei einfachen Phasen das Beste aus Ihrer Digital Asset Management Implementierung herausholen können.

Anfangsphase

Eine erfolgreiche DAM Implementierung erfordert in der Regel auch eine umfangreiche Vorbereitung. Bevor Sie über die verschiedenen Module und Funktionen nachdenken, müssen Sie vorerst die wichtigsten involvierten Produktexperten identifizieren, die vorhandenen Prozesse dokumentieren und erforderliche Strukturen aufbauen. Je besser Ihr Plan, desto schneller wird die Implementierung erfolgen.

1. Identifizieren Sie Ihre Produktexperten

Produktexperten sind die Personen in Ihrem Unternehmen, welche die DAM Lösung innerhalb verschiedener Abteilungen promoten, die Teilnahme fördern und andere Benutzer bei der Verwendung dieser Lösung unterstützen.

2. Definieren Sie die Vermögensstruktur

Da das Digital Asset Management Modul ein wichtiger Bestandteil Ihrer DAM Lösung ist, ist es äußerst wichtig eine Struktur aufzusetzen, die Ihnen dabei hilft, all Ihre digitalen Dateien zu organisieren und schnell wiederzufinden. Definieren Sie die wichtigsten Kategorien – beispielsweise Abteilungen, Art der digitalen Datei, Branche, Industrie, Kunden usw. - und bilden Sie Unterkategorien.

3. Definieren Sie Marketingprozesse

Bevor Sie unterschiedliche Anbieter vergleichen, sollten Sie all Ihre Marketingprozesse dokumentieren und bestimmen, welche unbedingt optimiert werden müssen. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, die richtige Lösung zu finden, sondern auch die Umsetzung einer Implementierung zu beschleunigen.

4. Erstellen Sie Markenrichtlinien

Wenn Sie ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihrer Marke gewährleisten und weniger Zeit und Geld darauf verschwenden wollen, uneinheitliche Marketingmaterialien zu ersetzen, sorgen Sie dafür, dass Sie solche Markenrichtlinien erstellen, die sich leicht in Ihrem DAM System integrieren lassen.

Implementierung

Eine erfolgreiche DAM Anwendung läuft auf eins hinaus: Ihre Mitarbeiter. Schließlich sind Ihre Mitarbeiter diejenigen, die dieses System Tag ein, Tag aus verwenden müssen. Aus diesem Grund sollte der Schwerpunkt auf einer möglichst hohen Benutzerakzeptanz liegen.

5. Bieten Sie rollenbasierte Trainingseinheiten an

Benutzer sind eher dazu geneigt, ein neues System anzunehmen, wenn dieses ihre täglichen Aktivitäten erheblich vereinfacht. Rollenbasierte Trainingseinheiten sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, um Benutzer genau die Fähigkeiten zu vermitteln, welche für die Bedienung des Systems notwendig sind und welche sie in ihren täglichen Aufgaben effektiv unterstützen.

6. Bauen Sie Fähigkeiten schrittweise aus

DAM Systeme bestehen aus vielen verschiedenen Integrationen und Funktionalitäten. Es wird allerdings stark empfohlen, Benutzer vorerst nur mit den wichtigsten - auf die tagtäglichen Marketingaktivitäten bezogenen - Funktionen vertraut zu machen. Die Idee dahinter ist, langsam anzufangen und weitere Funktionen Schritt für Schritt und nach Bedarf zu integrieren.

7. Starten Sie mit einer Pilotphase

Vor der weltweiten Markteinführung Ihrer neuen DAM Lösung wird eine Pilotphase empfohlen. Hierbei sollten Sie sich nur auf eine Region, Marke oder Produkt beschränken. Die Pilotphase eignet sich bestens dazu, die Nutzung Ihres DAM Systems zu beobachten, Feedback einzuholen, Durchführungsmaßnahmen zu messen und ermöglicht eine Entwicklung wichtiger DAM Kompetenzen innerhalb Ihres Teams. Auf diese Weise können die in der Pilotenphase gesammelten Erfahrungen weltweit angewandt werden und somit maximalen Erfolg herbeiführen.

Abschluss der Durchführungsphase

Um den Erfolg Ihrer neuen DAM Lösung zu garantieren, ist eine kontinuierliche Anwendung des Systems direkt nach der Durchführungsphase unabdingbar.

Im Folgenden finden Sie 5 Tipps um sicherzustellen, dass Ihre DAM Lösung Ihnen gezielt dabei hilft, Ihre Marketingziele zu erreichen:

8.Bieten Sie Schulungen an

Sobald das DAM System implementiert wurde, sind Ihre Produktexperten dafür zuständig, Schulungen innerhalb der verschiedenen Abteilungen durchzuführen.

9. Bestimmen Sie einen Ansprechpartner

Ihr Anbieter sollte Ihnen einen Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema DAM zur Verfügung stellen

10. Richten Sie Supportprozesse ein

Im Falle von Komplikationen und Problemen mit dem System sollte ein professioneller Support schnell und möglichst unkompliziert zur Verfügung stehen. Erstellen Sie einen Prozessablaufplan mit Ihrem DAM Anbieter und teilen Sie diesen mit Ihrem Team.

11. Kommunizieren Sie neue Funktionalitäten

Cloud-basierte Lösungen stellen regelmäßig neue Funktionen und Aktualisierungen bereit. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig per Newsletter oder E-Mail über aktuelle Veränderungen.

12. Organisieren Sie Meetings mit Ihrem Anbieter

Es gibt immer Raum für die Verbesserung Ihres DAM Systems. Daher ist es empfehlenswert, mindestens zwei Besprechungen pro Jahr mit Ihrem Anbieter einzuplanen, um neue Möglichkeiten und Verbesserungen zu erörtern.

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